Связь данных эксель и ворд. Связывание или внедрение данных в Office для Mac

Для связи двух документов Word можно воспользоваться командой Специальная вставка (менюПравка ) или командойФайл (менюВставка ).

В тех случаях, когда нужно вставить часть документа, следует пользоваться командой Специальная вставка .

Поскольку текст в различных документах может быть отформатирован по-разному, для того, чтобы связываемый текст был вставлен в формате документа-приемника в поле списка Как диалогового окнаСпециальная вставка необходимо выбрать опциюНеформатированный текст .

Когда курсор находится внутри связываемой области документа-приемника, вся область выделяется серым цветом. Хотя связанный текст можно редактировать в документе-приемнике, внесенные во время редактирования изменения будут утеряны при обновлении связи. Серый фон напоминает о том, что выделенную часть редактировать не следует. Если область связи не подсвечена, выберите команду Параметры (менюСервис ) и на вкладкеВид в раскрывающемся спискеЗатенение поля выберите строку «При выделении » или «Всегда ».

Для того чтобы увидеть в документе-приемнике имена файлов, с которыми связаны вставленные элементы, выберите команду Параметры менюСервис и на вкладкеВид активизируйте флажокКоды полей . При этом в документе будет отображаться не вставленная информация, а указания на связь с файлами-источниками.

Информация о наличии и характере связей отображается в диалоговом окне Связи (команда Связи менюПравка ) (рис.7.7).

Рис. 7.7. Диалоговое окно команды Связи

Обновление связей может происходить автоматически, если выбрана соответствующая кнопка. При установке опции По запросу обновление происходит:

при открытии или распечатке файла документа-приемника;

при нажатии быстрой клавиши обновления полей F9.

Связывание таблицы Excel и документа Word

Процедура связывания таблицы Excel и документа Word не отличается от связывания двух документов Word , рассмотренного выше.

Наиболее важный момент при связывании таблицы с документом заключается в выборе формата.

При выборе формата Объект таблица будет вставлена как объект приложения Excel и может быть редактирована в Excel после двойного щелчка мышью по этому объекту.

Для того чтобы вставить таблицу в виде таблицы, а не как обычный текст, следует выбрать формат Текст в формате RTF . При этом обычно приходится отредактировать ширину столбцов и высоту строк, чтобы таблица выглядела аккуратно.

Если выбрать формат Неформатированный текст , таблица будет вставлена не в виде таблицы, а в виде обычного текста, причем данные различных ячеек будут разделены знаками табуляции.

При выборе форматов Рисунок иРастр таблица вставляется как рисунок и будет редактироваться средствами Excel при двойном щелчке мышью по рисунку. При связывании диаграммы Excel с документом Word следует всегда выбирать форматРисунок .

Вообще Word хорошо «подготовлен» к интеграции Excel-таблицы в документ в качестве объекта. В стандартной панели инструментов Word имеется кнопка Добавить таблицу Exce l., которая служит для вставки таблицы Excel в качестве объекта в документ Word. После щелчка на этой кнопке и выбора размера таблицы в документ будет вставлена чистая таблица.

При внедрении объектов все действия выполняются аналогично связыванию, только активизируется опция Вставить вместоСвязать . При внедрении документа связь с исходной информацией отсутствует, однако сохраняется возможность редактирования внедренного документа инструментами и средствами приложения-источника.

При необходимости внедрения табличного блока в Word, его лучше сформировать в Excel и перенести в текстовый файл. Способов сделать это два – простая вставка и импорт данных с установлением связей. Однако стоить учесть, чтобы вставить таблицу в ворд из экселя, нужно внимательно прочитать порядок действий.

Копирование и вставить

При небольшом размере таблицы с окончательным вариантом ее содержимого наиболее оптимален способ перемещения путем копирования и простой вставки. Алгоритм действий следующий:

комбинацией Shift+Insert или Ctrl+V – сохраняется первоначальное оформление;

Вкладка «Главная», инструмент «Вставить», нажать на значок необходимых в конкретном случае параметров;

Контекстным меню:

– с помощью варианта «Использовать стили конечного форматирования» – содержимое вставленного диапазона автоматически будет оформлено в едином стиле с текстовым блоком, значения ячеек можно менять;

– выбрав параметр «Рисунок» – сохранится исходное оформление, но утрачивается возможность внесения корректировок в область ячеек.

Импорт таблицы

При необходимости переноса табличных данных с возможностью внесения изменений в первоначальном файле и обновлением значений в Word, используют другой способ:

В Экселе выделяется нужный диапазон и копируется.
В Ворде вставляется скопированный объект:

Контекстным меню при помощи параметра:

– «Связать и использовать конечные стили» – стиль оформления таблицы адаптируется под последний абзац документа, при внесении изменений в исходнике значения в Word тоже меняются;

Вкладка «Главная» выбрать значок «Вставить», далее нажать «Специальная вставка», в поле «Как» указывается «Лист Microsoft Excel (объект)».

Кто хоть однажды составлял финансовую отчетность по требованиям IFRS, знает, как много времени занимает копирование таблиц из Excel в Word и их дальнейшее форматирование. Давайте сэкономим себе гору времени. Теперь вам надо будет лишь однажды вставить нужные вам таблицы - обновляться при изменении они будут автоматически.

Итак, мы подготовили таблицы, которые пойдут в документ в Microsoft Excel. Скажем, это отчет о прибылях и убытках. Скажем, такой.

Как вы видите - самый что ни на есть Excel"евский. У него есть куча преимуществ. Прежде всего, с ним удобно работать, он может содержать необходимые вычисления, формулы, удобно отслеживать, откуда берутся данные (качественный audit trail) и т.п. Проблема в том, что он не в вордовском файле. И эта проблема - серьезная.

Есть пара способов вставить его в Microsoft Word:

(1) вставить его картинкой (преимущества - невозможно изменить, сохраняется точное форматирование; недостатки - опять-таки, невозможно изменить, много весит, если вставить 30-40 таких таблиц, могут быть проблемы с отправкой по электронной почте, особенно с корпоративного ящика), и

(2) вставить его текстом (преимущества и недостатки - с точностью до наоборот).

У обоих способов есть существенная проблема. При изменении исходников с таблицами, их надо вставлять заново. При подготовки отчетности, о которой я писал в начале, не исключено обновление таблиц с завидной регулярностью, скажем 5-10 раз за подготовку. Чтобы избежать пустой траты времени на обновление таблиц, я предлагаю вставлять связанные таблицы.

Как вставить связанную таблицу из Excel в Word

(1) Выделите таблицу Excel, которую хотите вставить в документ Word, и нажмите копировать ,

(2) перейдите в Word, поставьте курсор на место, куда хотите вставить таблицу и нажмите Связать и сохранить исходное форматирование .

Если вы пользуетесь более ранней версией офиса (скриншот сделан из Microsoft Office 2010), нажмите Специальная вставка... И выберите в появившемся окне опцию Связать , вместо Вставить, которая стоит по-умолчанию.

Результат выглядит так.

Вы наверняка заметили, что связать можно в разных форматах. У каждого из них есть свои преимущества и недостатки. Выбирайте исходя из ваших личных предпочтений. Главное, что вставленная таблица будет обновляться вместе с обновлением таблиц в Excel (при запуске Word будет просить обновить внешние данные - смело жмите Обновить ). Теперь вы не забудете обновить одну таблицу из 40, вставленных в документ!

Если вы хотите научиться применять Excel в ежедневной работе и экономить при этом кучу времени, обратите внимание на эти книги: Microsoft Excel 2010 на примерах и Microsoft Excel 2010. Библия пользователя .

Последние новости

Продвинутый Excel: Почему я перестал пользоваться функцией V…
Я уже писал про то, что функция VLOOKUP (ВПР), наверное, самая полезная функция после простых арифметических операций …
Как Excel пересчитывает книгу и почему надо избегать волатил…
Если вы часто работаете с большими файлами, которые производят большое количество вычислений, зависящих друг от друга, о…
Как быстро построить график Waterfall (водопад)
В Excel отсутствует стандартные диаграммы типа Waterfall. Поэтому для создания диаграмм этого типа обычно используют гис…
Окно контрольного значения для отслеживания результатов
Часто бывает, что мы работаем с большими таблицами, которые рассчитывают в конечном итоге 1-2 показателя, но зависят от …
Bullet chart для сравнения планируемых показателей и фактиче…
Часто возникает необходимость сравнить основные финансово-экономические показатели с планируемыми, например, для целей о…
Тацуо Хориучи - 73-летний художник, рисующий в Excel
"Я никогда не пользовался Excel на работе, но я видел, как другие люди делают в нем довольно красивые диаграммы и график…
Как возвести число в степень и извлечь корень
Знаете ли вы, что для того, что для возведения в степень числа в Excel есть специальный символ ^ (на шестерке в английск…

Т екстовый процессор с некоторыми базовыми возможностями электронных таблиц делает фантастическую комбинацию. Вы можете довольно просто встроить в обычный текстовый документ Microsoft Word таблицы Excel.

Внедрение Excel таблиц в основном включает крошечную копию программы. При редактировании раздела Excel документа у Вас есть доступ ко всем элементам управления Excel, как если бы Вы использовали Excel в качестве отдельной программы. Вы можете добавлять стандартные текстовые и числовые значения, и, что крайне важно, формулы, которые применяются непосредственно к мини-окну Excel.

Чтобы вставить таблицу Excel в Word 2016, нажмите вкладку «Вставить» в верхней части окна, а затем нажмите кнопку «Таблица». Нажмите «Таблица Excel» в раскрывающемся меню.

Вот пример. Я заполнил стандартные ячейки значениями и использовал одну из самых распространенных формул суммы для ячеек в последнем столбце. Итак, для значения «Всего» для «Продукт1» в ячейке E2 я использую формулу «СУММ(B2: D2)», чтобы добавить все три значения в строку и автоматически получить мою итоговую сумму. Вы можете использовать любую формулу Excel, которая Вам нравится в этой встроенной версии программы.

Таблицы Excel имеют в основном бесконечное количество строк и столбцов, но это нецелесообразно, когда Вы используете эти данные в виде таблицы в документе Word. Чтобы изменить количество видимых строк и столбцов, щелкните и перетащите опорные точки, черные квадраты, которые появляются в каждом углу и в середине поля вокруг таблицы Excel.

Когда Вы закончите редактирование этих значений, Вы можете щелкнуть на любую другую часть документа Word, а форматирование по умолчанию вернется к базовой таблице, подходящей для печати или распространения через доступные для чтения форматы, такие как PDF. Здесь Вы можете настроить ширину и высоту таблицы, чтобы лучше соответствовать форматированию документа Word без изменения количества видимых столбцов или строк.

Чтобы снова начать редактирование электронной таблицы, дважды щелкните на нее, чтобы вернуть элементы управления Excel.

Также возможно встроить существующий файл Excel, что удобно, если Вы пытаетесь обмениваться данными, которые Вы уже накопили. В таблице «Вставка» нажмите кнопку «Объект» (маленький квадрат с синей рамкой в разделе «Текст»):

В появившемся окне нажмите «Создать из файла», затем нажмите «Обзор», чтобы перейти и открыть электронную таблицу Excel на накопителе Вашего компьютера. У Вас также есть пара других вариантов. Выбор опции «Связь с файлом» сохраняет таблицу, которую Вы видите в Word, связанную с реальной электронной таблицей Excel, если они хранятся в тех же местах, что и при их соединении. Изменения, внесенные Вами в любом месте, отражаются в другом. Вы также можете выбрать параметр «В виде значка», чтобы отобразить электронную таблицу в виде простого значка в документе Word, который Вы можете щелкнуть, чтобы открыть электронную таблицу в Excel.

Когда Вы закончите, просто нажмите «ОК», чтобы вставить таблицу.