Можно ли вставить в документ visio. Документ по схемам процессов Visio в Word

Иногда пользователям при подготовке схем в программе Microsoft Visio требуется преобразовать их в различные графические форматы: BMP, PCX, GIF и т.д. Решить эту задачу стандартными средствами невозможно. Поэтому приходится пользоваться дополнительными инструментами, например, программой Universal Document Converter. Данная утилита представляет собой виртуальный принтер, с помощью которого можно быстро и просто конвертировать схему из Visio в графический файл одного из распространенных форматов.

Порядок преобразования схем из Visio в графические файлы:

«В нашем отделе мы используем Microsoft Access и Microsoft Visio. Раньше для подготовки документов к сдаче в архив нам приходилось сначала печатать их на принтере, а затем использовать сканер для получения файлов TIFF. В настоящее время мы используем Универсальный конвертер документов, который экономит наше время и деньги. Для нас очень важно, что Универсальный конвертер документов позволяет экспортировать документы из разных приложений в один многостраничный TIFF.»

Созданные в Visio 2010 схемы можно использовать по-разному:

1. Вставить в документ для последующей печати.
2. Использовать как электронный документ.
3. Сохранить для передачи третьим лицам.
4. Распечатать на отдельном листе.

Возможно, вы придумаете и другие назначения. Давайте посмотрим, как происходит работа с готовыми схемами.

Вставка в документ

Рассмотрим вставку схемы Visio 2010 в документ Word 2010, как наиболее распространённый вариант использования. Освоив его, вы легко справитесь и с другими программами пакета Microsoft Office 2010.

Итак, у вас есть документ с текстом, для которого вы нарисовали специальную схему. В окне Visio 2010 перейдите на страницу с нужной схемой и нажмите . Заметьте, выделять элементы не нужно, иначе при вставке возможно появление излишеств, например, в виде габаритных подписей к стенам. Теперь переключитесь в окно Word и нажмите . Схема будет вставлена, и вы сможете использовать её, как делаете это с обычными внедрёнными изображениями: изменять пропорции, положение, угол поворота и т.д.

Однако это не простая картинка. Дважды щёлкнув по ней мышью, вы откроете редактор Visio прямо в окне Word (см. рис. 1). Даже лента инструментов Word заменяется на ленту Visio 2010 и лишь вкладка «Файл» с соответствующим набором команд отсутствует.

Рисунок 1 – Редактирование схемы Visio непосредственно в окне Word

Создавать схему целиком здесь будет не очень удобно, но для внесения быстрых правок этот способ подходит идеально. Чтобы вернуться к редактированию текста, щёлкните по любой доступной части окна Word 2010.

Если в один из документов вы хотите вставить не всю схему, то создавать в Visio дубликат с выделенной частью не нужно. Выделите нужные элементы, скопируйте их и вставьте в документ. Все невыделенные элементы изображения не будут задействованы.

Рисунок 2 – Излишества вставленной схемы

Как я и говорил, при выделении некоторых элементов могут появиться излишества (см. рис. 2). Так, у стен появились подписи. Можно ли их избежать, не создавая новой схемы? Да, способ есть. После вставки элементов, откройте встраиваемый редактор Visio 2010, дважды щёлкнув мышью по внедрённому объекту, затем выделите составляющие части схемы () и снимите выделение. Подписи пропадут.

Для вставки схемы целиком запускать Visio 2010 не обязательно. В Word 2010 на вкладке «Вставка» выберите кнопку «Объект» и укажите путь к сохранённому документу *.vsd (см. рис. 3).

Рисунок 3 – Вставка схемы Visio через меню «Объект»

Размер файла Word при этом увеличится на размер файла Visio. Если вы хотите этого избежать, используйте опцию «Связь с файлом» . Однако, при передаче документа Word, либо при изменении пути к схеме, внедрённое изображение будет утрачено. Чтобы сохранить связь при передаче файлов, используйте относительный путь. Например, ваш документ сохранён в некоторой папке под именем document. docx . В той же папке сохранена и схема под названием schema. vsd . Тогда относительный путь будет – schema. vsd . Введите имя файла в соответствующую строку, не нажимая кнопки «Обзор», и сохраните результат. Теперь при передаче или перемещении обоих файлов связь сохранится.

Описанные способы работают и в PowerPoint, вот только быстрое редактирование в нём невозможно – схема вставляется как растровое изображение.

Вы можете внедрять таким образом схемы Visio 2010 прямо в тело сообщения электронной почты Outlook 2010, но я считаю это не самым оптимальным вариантом. Адресат, не использующий почтовую программу Outlook, получит не схему Visio, а набор из файлов image001. emz и oledata. mso . И если просмотр векторного изображения в формате EMZ не составит труда, то редактировать схему не выйдет. Лучше прикрепляйте схему Visio 2010 как файл VSD , чтобы предоставить возможность редактирования, либо сохраняйте её как растровое изображение. О сохранении файлов в различные форматы и пойдёт речь в следующем разделе.

Сохранение файла для передачи

Даже если у пользователей ваших схем не будет установлен Visio 2010, скорее всего они смогут увидеть рисунки, т.к. в дистрибутив Microsoft Office по умолчанию включено средство просмотра схем Visio. Если его там нет, то найти его можно на сайте Microsoft:

• Средство просмотра Visio 2007 (7.7 МБ) + Пакет обновлений 2 (до 10 МБ)
• Средство просмотра Visio 2010 beta (16.7 МБ для 32-разрядной и 29.5 МБ для 64-разрядной версии)

Но эти дистрибутивы достаточно объёмны и требуют дополнительных усилий для установки. Возможно, конечному пользователю не захочется лишний раз двигать мышкой. Но вы можете экспортировать свои схемы во множество графических форматов, которые будут открываться на любом компьютере. Рассмотрим наиболее употребимые из них поближе.

Рисунок 4 – Поддерживаемые форматы файлов для сохранения

Краткий вывод: используйте форматы PNG или GIF для передачи схем, не содержащих полноцветные фотографии и градиенты. Для схем с фотографиями и градиентами лучше подойдёт JPEG с настройками качества выше 75%. Остальные форматы (исключая родной VSD ) вам будут нужны достаточно редко.

Заметьте, что вам нужно повторить процедуру сохранения в растровом формате (PNG, GIF, JPEG и др.) для каждой страницы вашего документа.

Полученные изображения вы можете использовать в Интернет, в документах, либо как-то иначе. Для их отображения не потребуется ни Visio 2010, ни средство просмотра его файлов.

Печать схем

Откройте раздел «Печать» на вкладке «Файл». Visio 2010 предлагает не такой большой набор опций как Word 2010. Здесь есть лишь «Печать» , «Быстрая печать» и «Предварительный просмотр» .

При выборе «Быстрой печати» Visio 2010 выведет схему на принтер по умолчанию со стандартными настройками. Эта опция существует для тех людей, кому не хочется разбираться в диалоговых окнах. «Печать» откроет стандартное окно печати, где можно поуправлять драйвером принтера. Но мы-то нарисовали достаточно сложную иллюстрацию и желаем получить ожидаемый результат, а не кота в мешке, поэтому выберем «Предварительный просмотр» (см. рис. 6).

Рисунок 6 – Окно предварительного просмотра перед печатью

Здесь отображается схема так, как она будет выглядеть на листе бумаги. Разумеется, монохромный принтер не сможет передать цвета, и вы должны об этом помнить.

Нажмите кнопку «Колонтитулы» , чтобы добавить информацию по верхнему или нижнему краю листа. В открывшемся окне можно указать до шести таких элементов с различным расположением. Нажав кнопку с треугольником, вы можете вставить служебную информацию (см. рис. 7).

Рисунок 7 – Добавление колонтитулов

Нажмите кнопку «Параметры страницы» , чтобы вызвать диалоговое окно с настройками (см. рис. 8).

Рисунок 8 – Окно настроек печати

За печать здесь отвечает только одна вкладка с говорящим названием «Настройка печати» . Вы можете указать размер бумаги, ориентацию вывода и изменить масштаб . Если у вас есть принтер формата больше, чем А4, то вы можете распечатать схему на соответствующем листе, выбрав его в списке «Бумага в принтере» , но скорее всего принтер у вас стандартный – формата А4. Не имея доступа к принтеру большого формата, вы можете получить большую схему, указав значение масштаба свыше 100%, либо увеличив число страниц в ширину или высоту. Так, указав по 4 страницы в каждом направлении, вы сможете получить схему формата А0 на принтере формата A4. Вот только обрезать и склеить 16 листов придётся самостоятельно. Но это уже отдельная история (см. рис. 9).

Рисунок 9 – Результат склейки листов увеличенной схемы

Выбрав большой масштаб, в окне предварительного просмотра вы увидите уже увеличенное изображение. Для переключения между частями схемы используйте кнопки «Следующая / предыдущая плитка» (см. рис. 6). Также эти кнопки отвечают за переключение между страницами.

Заметьте, что качество векторной иллюстрации не страдает от увеличения масштаба. Если вы таким образом попытаетесь увеличить растровое изображение (JPEG-фотографию, например), то неизбежно получите размытый отпечаток с укрупнёнными артефактами сжатия (квадратная сетка, ореол на контрастных областях и др.).

На печать можно вывести сетку документа, отметив соответствующий параметр. По умолчанию сетка не отображается.

Заключение

Visio 2010 достаточно тесно интегрирован с приложениями пакета Microsoft Office 2010. Это даёт возможность удобного использования схем в документах различного рода (текстовых, табличных и др.). При этом вызывать программу для внесения небольших правок нет необходимости.

Несмотря на то, что в состав офисного пакета входит средство просмотра схем Visio 2010, достаточно часто будет возникать повод для сохранения изображения в растровом формате. Используйте форматы GIF, PNG и JPEG, чтобы добиться малого размера файла при большой универсальности. Последующее редактирование экспортированных схем будет затруднено, но зачастую в этом нет необходимости. В любом случае для себя следует оставлять копию схемы в родном формате Visio 2010 – VSD.

Схемы находят широкое применение в самых разных документах, но могут быть распечатаны и отдельно. В Visio 2010 встроена возможность печати изображений как на стандартном формате, так и на увеличенном, что в некоторых случаях позволяет обходиться без услуг типографии.

Вы можете автоматически добавлять содержимое диаграммы, включая фигуры и метаданные, в документ Word с помощью возможности Экспорт в Word . Затем используйте документ в качестве основы для технологических рекомендаций и инструкций по эксплуатации. Например:

Специалист службы поддержки имеет технологическую схему запроса на обслуживание с подробной информацией об отделах, владельцах и графиках задач. Она создает инструкцию по эксплуатации в документе Word.

У специалиста по подбору кадров есть организационная диаграмма с метаданными фигур, например текущее количество сотрудников, вакансии и бюджеты команды. Он отправляет оперативный отчет, используя документ Word.

Бизнес-аналитик обновляет технологическую схему, основанную на импортированных данных, которые имеют КПЭ, такие как стоимость, продолжительность и статус, отображаемые в виде графических данных. Каждый месяц она отправляет документ Word в облачное хранилище OneDrive, чтобы обеспечить доступ для заинтересованных лиц.

Примечание: Эта возможность доступна только для пользователей с Visio (план 2) . Если вы не знаете свою версию Visio, на вкладке Файл выберите Учетная запись > О программе Visio . ИТ-специалисты, управляющие процессом обновления Office 365, могут узнать о том, какие обновления доступны в каждом канале, на странице выпусков обновлений канала .

Экспорт диаграммы Visio в документ Word

Результаты : документ Word был создан. Вы можете вносить в него изменения в соответствии с пожеланиями. В качестве минимального объема мы рекомендуем сделать следующее:

Желаете оставить отзыв или сообщить об ошибке?

Скажите нам, как улучшить данную функцию! Отправьте нам свой отзыв о том, как Visio конвертирует документы в Word.

Созданные в Visio 2010 схемы можно использовать по-разному:

1. Вставить в документ для последующей печати.
2. Использовать как электронный документ.
3. Сохранить для передачи третьим лицам.
4. Распечатать на отдельном листе.

Возможно, вы придумаете и другие назначения. Давайте посмотрим, как происходит работа с готовыми схемами.

Вставка в документ

Рассмотрим вставку схемы Visio 2010 в документ Word 2010, как наиболее распространённый вариант использования. Освоив его, вы легко справитесь и с другими программами пакета Microsoft Office 2010.

Итак, у вас есть документ с текстом, для которого вы нарисовали специальную схему. В окне Visio 2010 перейдите на страницу с нужной схемой и нажмите . Заметьте, выделять элементы не нужно, иначе при вставке возможно появление излишеств, например, в виде габаритных подписей к стенам. Теперь переключитесь в окно Word и нажмите . Схема будет вставлена, и вы сможете использовать её, как делаете это с обычными внедрёнными изображениями: изменять пропорции, положение, угол поворота и т.д.

Однако это не простая картинка. Дважды щёлкнув по ней мышью, вы откроете редактор Visio прямо в окне Word (см. рис. 1). Даже лента инструментов Word заменяется на ленту Visio 2010 и лишь вкладка «Файл» с соответствующим набором команд отсутствует.

Рисунок 1 - Редактирование схемы Visio непосредственно в окне Word

Создавать схему целиком здесь будет не очень удобно, но для внесения быстрых правок этот способ подходит идеально. Чтобы вернуться к редактированию текста, щёлкните по любой доступной части окна Word 2010.

Если в один из документов вы хотите вставить не всю схему, то создавать в Visio дубликат с выделенной частью не нужно. Выделите нужные элементы, скопируйте их и вставьте в документ. Все невыделенные элементы изображения не будут задействованы.

Рисунок 2 - Излишества вставленной схемы

Как я и говорил, при выделении некоторых элементов могут появиться излишества (см. рис. 2). Так, у стен появились подписи. Можно ли их избежать, не создавая новой схемы? Да, способ есть. После вставки элементов, откройте встраиваемый редактор Visio 2010, дважды щёлкнув мышью по внедрённому объекту, затем выделите составляющие части схемы () и снимите выделение. Подписи пропадут.

Для вставки схемы целиком запускать Visio 2010 не обязательно. В Word 2010 на вкладке «Вставка» выберите кнопку «Объект» и укажите путь к сохранённому документу *.vsd (см. рис. 3).

Рисунок 3 - Вставка схемы Visio через меню «Объект»

Размер файла Word при этом увеличится на размер файла Visio. Если вы хотите этого избежать, используйте опцию «Связь с файлом» . Однако, при передаче документа Word, либо при изменении пути к схеме, внедрённое изображение будет утрачено. Чтобы сохранить связь при передаче файлов, используйте относительный путь. Например, ваш документ сохранён в некоторой папке под именем document. docx . В той же папке сохранена и схема под названием schema. vsd . Тогда относительный путь будет - schema. vsd . Введите имя файла в соответствующую строку, не нажимая кнопки «Обзор», и сохраните результат. Теперь при передаче или перемещении обоих файлов связь сохранится.

Описанные способы работают и в PowerPoint, вот только быстрое редактирование в нём невозможно - схема вставляется как растровое изображение.

Вы можете внедрять таким образом схемы Visio 2010 прямо в тело сообщения электронной почты Outlook 2010, но я считаю это не самым оптимальным вариантом. Адресат, не использующий почтовую программу Outlook, получит не схему Visio, а набор из файлов image001. emz и oledata. mso . И если просмотр векторного изображения в формате EMZ не составит труда, то редактировать схему не выйдет. Лучше прикрепляйте схему Visio 2010 как файл VSD , чтобы предоставить возможность редактирования, либо сохраняйте её как растровое изображение. О сохранении файлов в различные форматы и пойдёт речь в следующем разделе.

Сохранение файла для передачи

Даже если у пользователей ваших схем не будет установлен Visio 2010, скорее всего они смогут увидеть рисунки, т.к. в дистрибутив Microsoft Office по умолчанию включено средство просмотра схем Visio. Если его там нет, то найти его можно на сайте Microsoft:

• Средство просмотра Visio 2007 (7.7 МБ) + Пакет обновлений 2 (до 10 МБ)
• Средство просмотра Visio 2010 beta (16.7 МБ для 32-разрядной и 29.5 МБ для 64-разрядной версии)

Но эти дистрибутивы достаточно объёмны и требуют дополнительных усилий для установки. Возможно, конечному пользователю не захочется лишний раз двигать мышкой. Но вы можете экспортировать свои схемы во множество графических форматов, которые будут открываться на любом компьютере. Рассмотрим наиболее употребимые из них поближе.

Рисунок 4 - Поддерживаемые форматы файлов для сохранения

Краткий вывод: используйте форматы PNG или GIF для передачи схем, не содержащих полноцветные фотографии и градиенты. Для схем с фотографиями и градиентами лучше подойдёт JPEG с настройками качества выше 75%. Остальные форматы (исключая родной VSD ) вам будут нужны достаточно редко.

Заметьте, что вам нужно повторить процедуру сохранения в растровом формате (PNG, GIF, JPEG и др.) для каждой страницы вашего документа.

Полученные изображения вы можете использовать в Интернет, в документах, либо как-то иначе. Для их отображения не потребуется ни Visio 2010, ни средство просмотра его файлов.

Печать схем

Откройте раздел «Печать» на вкладке «Файл». Visio 2010 предлагает не такой большой набор опций как Word 2010. Здесь есть лишь «Печать» , «Быстрая печать» и «Предварительный просмотр» .

При выборе «Быстрой печати» Visio 2010 выведет схему на принтер по умолчанию со стандартными настройками. Эта опция существует для тех людей, кому не хочется разбираться в диалоговых окнах. «Печать» откроет стандартное окно печати, где можно поуправлять драйвером принтера. Но мы-то нарисовали достаточно сложную иллюстрацию и желаем получить ожидаемый результат, а не кота в мешке, поэтому выберем «Предварительный просмотр» (см. рис. 6).

Рисунок 6 - Окно предварительного просмотра перед печатью

Здесь отображается схема так, как она будет выглядеть на листе бумаги. Разумеется, монохромный принтер не сможет передать цвета, и вы должны об этом помнить.

Нажмите кнопку «Колонтитулы» , чтобы добавить информацию по верхнему или нижнему краю листа. В открывшемся окне можно указать до шести таких элементов с различным расположением. Нажав кнопку с треугольником, вы можете вставить служебную информацию (см. рис. 7).

Рисунок 7 - Добавление колонтитулов

Нажмите кнопку «Параметры страницы» , чтобы вызвать диалоговое окно с настройками (см. рис. 8).

Рисунок 8 - Окно настроек печати

За печать здесь отвечает только одна вкладка с говорящим названием «Настройка печати» . Вы можете указать размер бумаги, ориентацию вывода и изменить масштаб . Если у вас есть принтер формата больше, чем А4, то вы можете распечатать схему на соответствующем листе, выбрав его в списке «Бумага в принтере» , но скорее всего принтер у вас стандартный - формата А4. Не имея доступа к принтеру большого формата, вы можете получить большую схему, указав значение масштаба свыше 100%, либо увеличив число страниц в ширину или высоту. Так, указав по 4 страницы в каждом направлении, вы сможете получить схему формата А0 на принтере формата A4. Вот только обрезать и склеить 16 листов придётся самостоятельно. Но это уже отдельная история (см. рис. 9).

Рисунок 9 - Результат склейки листов увеличенной схемы

Выбрав большой масштаб, в окне предварительного просмотра вы увидите уже увеличенное изображение. Для переключения между частями схемы используйте кнопки «Следующая / предыдущая плитка» (см. рис. 6). Также эти кнопки отвечают за переключение между страницами.

Заметьте, что качество векторной иллюстрации не страдает от увеличения масштаба. Если вы таким образом попытаетесь увеличить растровое изображение (JPEG-фотографию, например), то неизбежно получите размытый отпечаток с укрупнёнными артефактами сжатия (квадратная сетка, ореол на контрастных областях и др.).

На печать можно вывести сетку документа, отметив соответствующий параметр. По умолчанию сетка не отображается.

Заключение

Visio 2010 достаточно тесно интегрирован с приложениями пакета Microsoft Office 2010. Это даёт возможность удобного использования схем в документах различного рода (текстовых, табличных и др.). При этом вызывать программу для внесения небольших правок нет необходимости.

Несмотря на то, что в состав офисного пакета входит средство просмотра схем Visio 2010, достаточно часто будет возникать повод для сохранения изображения в растровом формате. Используйте форматы GIF, PNG и JPEG, чтобы добиться малого размера файла при большой универсальности. Последующее редактирование экспортированных схем будет затруднено, но зачастую в этом нет необходимости. В любом случае для себя следует оставлять копию схемы в родном формате Visio 2010 - VSD.

Схемы находят широкое применение в самых разных документах, но могут быть распечатаны и отдельно. В Visio 2010 встроена возможность печати изображений как на стандартном формате, так и на увеличенном, что в некоторых случаях позволяет обходиться без услуг типографии.

Илья Вяткин

Созданные в Visio 2010 схемы можно использовать по-разному:

1. Вставить в документ для последующей печати.
2. Использовать как электронный документ.
3. Сохранить для передачи третьим лицам.
4. Распечатать на отдельном листе.

Возможно, вы придумаете и другие назначения. Давайте посмотрим, как происходит работа с готовыми схемами.

Вставка в документ

Рассмотрим вставку схемы Visio 2010 в документ Word 2010, как наиболее распространённый вариант использования. Освоив его, вы легко справитесь и с другими программами пакета Microsoft Office 2010.

Итак, у вас есть документ с текстом, для которого вы нарисовали специальную схему. В окне Visio 2010 перейдите на страницу с нужной схемой и нажмите . Заметьте, выделять элементы не нужно, иначе при вставке возможно появление излишеств, например, в виде габаритных подписей к стенам. Теперь переключитесь в окно Word и нажмите . Схема будет вставлена, и вы сможете использовать её, как делаете это с обычными внедрёнными изображениями: изменять пропорции, положение, угол поворота и т.д.

Однако это не простая картинка. Дважды щёлкнув по ней мышью, вы откроете редактор Visio прямо в окне Word (см. рис. 1). Даже лента инструментов Word заменяется на ленту Visio 2010 и лишь вкладка "Файл" с соответствующим набором команд отсутствует.