4 что является основным объектом access. Объекты Microsoft Access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица . Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос . Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.


6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис.6.3.

Рисунок 6.3. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access

Работа с таблицами

Создание таблицы в режиме конструктора:

1. щёлкнуть по значку Создание таблицы в режиме

Окно и объекты СУБД Microsoft Access

Окно СУБД Microsoft Access

В окне БД представлены два раздела (вертикальный ряд кнопок слева - см. рис.):

Раздел Объекты : вертикальным рядом кнопок представлены все объекты, которые могут быть созданы в БД: таблицы, запросы, формы, отче ты, макросы, модули.

Раздел Группы, где создаются пользовательские группы объектов, предназначенные для хранения ссылок на объекты различных типов. Изначально в разделе Группы существует единственная группа Из бранное.

Рабочее поле окна


Щелчок по выбранному объекту отображает в рабочем поле окна режимы создания объекта (в нашем примере - 3 режима создания таблиц), а также список созданных ранее объектов выбранного типа (в нашем примере они отсутствуют; при их наличии они располагаются здесь же).

Объекты различных типов могут быть объединены в группы. Группы позволяют в больших БД объединить объекты одной темы. Для внесения объектов в группу вызывается контекстное меню требуемого объекта (щелчком правой клавиши мыши по его пиктограмме), выбирается команда Д обавить в группу и в ней группа, в которую включается объект (при необходимости можно тут же создать новую группу). На нижеследующем рисунке приведен пример. Объекты представляются в группе ярлыками, ссылающимися на включенный в группу объект.


Объекты СУБД Microsoft Access

СУБД Microsoft Access позволяет создавать следующие объекты:

Таблицы , предназначенные для хранения информации об одном отдельном объекте из заданной предметной области. Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ, который может быть простым или составным. Посредством первичных ключей между таблицами создаются связи для совместного использования данных из отдельных таблиц.

Формы для ввода, корректировки и просмотра информации в удобном для пользователя виде. С помощью форм можно накладывать ограничения на доступ к данным, осуществлять контроль вводимых данных, получать расчетные данные, выводить сообщения. Возможна обработка событий, возникающих в процессе работы с формой. Форму можно создать на основе любой таблицы или запроса.

Запросы позволяют выбрать требуемые данные из одной или нескольких связанных таблиц с помощью определенного пользователем условия, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. При этом могут использоваться таблицы БД, а также сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Запрос может строиться непосредственно и на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами.

Отчеты для формирования выходных документов, содержащих необходимые результаты, и вывода их на печать. Основой для создания отчета могут служить таблица, запрос.

Макросы для записи последовательности макрокоманд (действий), выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления. Макрос записывается единожды и исполняется многократно, используется для выполнения часто повторяющихся операций для повышения эффективности работы (вспомните макросы из Microsoft Word ).

Модули стандартные - отдельные объекты БД. Предназначены для группировки взаимосвязанных процедур (инструкций, написанных на языке программирования Visual Basic для приложений, которые выполняют необходимые операции и вычисления). Выполняться могут только процедуры, содержащиеся в модуле. Запросить выполнение модуля в целом невозможно. Процедуры этих модулей доступны из любых других объектов БД. Вызов этих процедур можно выполнить из процедур других стандартных модулей, процедур обработки событий, макросов и просто из выражений.

Модули форм и отчетов для сохранения процедур, связанных с обработкой событий в форме или отчете (щелчок мыши на элементе формы или отчета, двойной щелчок мыши, получение элементом фокуса и т. д.), а также обычных процедур для типовых действий.

База данных Access может иметь следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы. Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами - макросами и модулями. Макрос - это набор специальных макрокоманд (например, Открыть Форму , Печатать Отчет и т.п.), а модуль - это программа, написанная на языке Access Basic или Visual Basic для приложений.

Таблица является базовым объектом MS Access. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа. Все остальные объекты базы данных являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом MS Access: она просто помогает нам вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет, или интрасеть с данными, хранящимися в базе данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server. С помощью страницы пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из базы данных.

Каждый объект MS Access имеет имя. В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов.

имя должно содержать не более 64 символов;

имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (") и квадратных скобок ();

не должно начинаться с символа пробела;

не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII отО до 31);

не должно включать прямые кавычки (") в именах таблиц, представлений и хранимых процедур в проекте Microsoft Access.

Хотя пробелы внутри имен полей, элементов управления и объектов являются допустимыми, при некоторых обстоятельствах они могут вызывать конфликты в программах Visual Basic.

Определяя имя для поля, элемента управления или объекта, полезно проверить, не совпадает ли это имя с именем свойства или другого элемента, используемого Microsoft Access (для русских имен такая ситуация может возникнуть при совпадении с именем свойства или функции, определяемых пользователем).

С каждым объектом базы данных работа выполняется в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

  • 1. оперативный режим, когда просматривается, изменяется или выбирается информация;
  • 2. режим конструктора, когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы).

Кроме того, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно, - Схема данных. В этом окне мы создаем, просматриваем, изменяем и разрываем связи между таблицами. Эти связи помогают нам контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

В окне базы данных под стандартной панелью инструментов расположена панель с кнопками «Открыть», «Конструктор» и «Создать», а также кнопки изменения вида представления объектов базы данных. В левой части окна отображается список вкладок (по числу объектов Access) с корешками: Таблица, Запрос, Форма, Отчет, Страницы, Макрос и Модуль . Если выбрана какая-либо вкладка, то в окне базы данных отображается список существующих объектов этого типа данной БД. Например, если выбрать вкладку Таблица , то в окне отображается список таблиц открытой базы данных. Чтобы открыть таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку «Открыть». Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку «Создать». Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку «Конструктор». Такие же операции выполняются со всеми другими объектами базы данных Access. access microsoft макрос

Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно. Например, окно таблицы в оперативном режиме имеет кнопки «Вырезать», «Сортировать по возрастанию» и др., а в режиме конструктора - кнопки «Свойства», «Определить ключ» и др. Работа с панелями инструментов подчиняется стандарту Windows.

Как видно из рис. 3.4 и 3.5, база данных Access может иметь следующие объекты: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы. Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с макросами и модулями. Макрос – это набор специальных макрокоманд (например, Открыть Форму , Печатать Отчет и т.п.), а модуль – это программа написанная на языке Access Basic или Visual Basic для приложений.

Рис.3.5. Объекты Access

Таблица – базовый объект MS Access содержащий данные. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом Access: она просто помогает вводить, просмат­ривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Форма – это объект, предназна­ченный для удобного ввода и отображения данных. В отличие от таблиц, в формах не содержится информация баз данных. Форма – это всего лишь формат (бланк) показа данных на экране компь­ютера. Формы могут строится на основе таблиц и запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представить в них информацию из нескольких таблиц.

Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представ­ляют, печатают информацию. Запрос – это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. Запрос представляет собой инструкцию для отбора нужных записей из данной БД в соответствии с определенными условиями. По сути дела, запрос – это вопрос, который пользователь задает Access о хранящейся в базе данных информации.

Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, представляющего информа­цию в необходимой пользователю форме, и который впоследствии может быть распечатан.

Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназна­ченный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базе данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server. С помощью страницы пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из базы.

Каждый объект MS Access имеет имя. Имя должно содержать не более 64 символов, может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок. Имя не должно начинаться с символа пробела, не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31), не должно включать прямые кавычки в именах таблиц.

С каждым объектом базы данных работа выполняется в отдельном окне, причем предусмот­рено два режима работы:

ü оперативный режим – режим в котором просматривается, изменяется или выбирается информация;

ü режим конструктора – режим в котором создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы).

Кроме этого, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно: схема данных. Схема данных– это окно, в котором создаются, просматриваются, изменяются и разрываются связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты. Если выбрать команду Сервис-Схема данных... (или нажать соответствующую кнопку панели инструментов ), на экране появится окно документа Схема данных.

В окне базы данных имеются три командные кнопки (Открыть , Конструктор и Создать )и семь вкладок (по числу объектов Access): Таблица, Запрос, Форма, Отчет, Страницы, Макрос и Модуль (см. рис. 3.4). Если выбрана какая-либо вкладка, то в ее окне отображается список сущест­вующих объектов этого типа данной БД.

Например, если выбрать вкладку Таблица , то в окне отображается список таблиц открытой базы данных (рис. 3.6). Чтобы открыть таблицу, надо выделитьее имя в списке и нажать кнопку Открыть . Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку Создать . Чтобы исправить макетсуществующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку Конструктор .

Рис. 3.6. Вкладка Таблицы

Такие же операции выполняются со всеми другими объектами базы данных Access.

Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно. Например, окно таблицы в оператив­ном режиме имеет кнопки Вырезать , Сортировать повозрастанию и др. (рис. 3.7), а в режиме конструктора – кнопки Свойства , Определить ключ и др. Работа с панелями инструментов подчи­няется стандарту Windows.

Рис. 3.7. В окне базы данных активно окно таблицы в оперативном режиме

УРОК №1

Тема. Понятие о базах данных и системы управления базами данных (СУБД). Характеристика СУБД MS Access. Типы данных и свойства полей.

База данных (БД) – это систематизированное хранилище информации определённой предметной области, к которому могут иметь доступ различные пользователи для решения своих задач. Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования.

Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации.

Базы данных бывают фактографические и документальные . Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определенном формате (например, Автор, название, год издания). В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная. Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы.

Сама по себе БД содержит только информацию и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и обработку информации. Обслуживание базы данных осуществляет система управления базой данных.

Система управления базой данных (СУБД) – это программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию и обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска.

Требования к СУБД:

Возможность манипулирования данными;

Возможность поиска и формирование запросов;

Обеспечение целостности (согласованности) данных;

Обеспечение защиты и секретность.

Основные возможности СУБД:

Обновление, пополнение и расширение БД;

Высокая надежность хранения информации;

Вывод полной и достоверной информации на запросы;

Средства защиты информации в БД.

Существуют такие СУБД как Microsoft Access, FoxPro, Paradox, Oracle, Sybase, dBase. Наиболее популярной СУБД является Access, представляющая собой простое, но мощное средство обработки и хранения данных.

Основные объекты СУБД MS ACCESS

Объект Описание
Таблицы Содержат данные в виде двумерной таблицы. Таблицы – основа БД, от них зависят все другие объекты.
Запросы Создаются для поиска и отбора данных из таблицы, удовлетворяющих определенным условиям. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.
Формы Применяются для просмотра, ввода или изменения данных в таблицах. Форма также позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.
Отчеты Отображают определенным образом и печатают данные из таблицы или запроса. В отчете данные не редактируются.
Страницы Представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначены для работы с БД через локальную или глобальную сеть.
Макросы Специальные команды для автоматизации работы с БД.
Модули Программы на языке VBA для выполнения более сложных операций, которые не могут выполнить макросы.


Запись БД – это строка таблицы, конкретная реализация (значение) понятия предметной области.

Поле БД – это столбец в таблице данных, свойство (атрибут) данного понятия предметной области.

Ключевое поле БД – поле, которое однозначно определяет (идентифицирует) запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.

Для каждого поля задается тип данных , которые могут находиться в нем:

текстовый – может содержать строку символов длиной до 255 символов;

поле МЕМО – текстовое поле, используемое для ввода больших текстов, состоящих из нескольких строк (до 65 535 символов);

числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.). Свойство – размер (байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой, число десятичных знаков);

дата/время – содержит дату и время в диапазоне от 100 до 9999 года;

денежный – применяется для значений валют. Предотвращает округления при проведении вычислений. Может иметь до 15 цифр в целой части и до 4 в дробной;

счетчик – обеспечивает автоматическую вставку последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Гарантируется, что значения счетчика не будут повторяться;



логический – содержит только одно из двух значений: «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл»;

поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д. Для отображения объекта OLE на форме или в отчёте необходимо использовать присоединённую рамку объекта;

мастер подстановок – этот режим не является самостоятельным типом. Его выбор запускает мастер, который позволяет создать список или назначить таблицу или запрос, из которого можно будет выбирать значения для поля. Тип данных устанавливается по значениям, выбранным в процессе работы мастера.


Все типы полей (кроме счетчика) имеют следующие свойства :

размер поля – задает максимальное число символов для ввода в данное поле. Для текстового поля это максимальное число символов (до 255). При выборе размера надо учитывать, что в поле размером 20 символов нельзя будет ввести текст длиной 30 символов. С другой стороны, установка слишком большой длины может привести к бесполезному увеличению размера файла базы данных, если значения, хранимые в поле будут существенно меньше его установленной длины. Для числовых полей размер выбирается из списка возможных числовых типов данных;

новые значения – определяет способ изменения значения счетчика при добавлении новых записей;

формат поля – определяет, как должно отображаться содержимое поля, например, для типа Дата/Время можно выбрать представление даты вида 30 июня 1999 г. или 6/30/99;

число десятичных знаков определяет количество цифр после десятичной точки для дробных чисел. Это значение влияет только на вид представления числовых величин, а не их способ хранения в памяти;

маска ввода – позволяет задать шаблон для ввода, который дает некоторую гарантию правильности ввода данных, она применяется для полей типа Дата/Время и текстовых. Маска ввода выводит на экран символы – местозаменители, показывает, сколько символов нужно ввести, включает разделительные символы (дефис, скобки). Например, для даты маска ввода может выглядеть так: --.--.--. Данная маска кодируется набором символов 99/99/00. Заполнитель 9 означает, что разрешается вводить только цифры, причём её ввод не является обязательным, заполнитель 0 требует обязательного ввода цифры. При выборе свойства Маска ввода справа появляется кнопка, по которой запускается мастер, помогающий создать маску. Например, шифр студента образован из двузначного номера факультета, трехзначного номера студента и последних 2 цифр года поступления: 00-000-«01»;0; #. «01» - значение, стоящее в кавычках добавляется в поле автоматически; 0 – символы маски сохраняются в таблице вместе с введенными символами (иначе 1); # – указывает какой знак должен стоять на месте вводимых символов. При вводе данных пользователь увидит следующую маску: ## ### ––01;

подпись используется в качестве заголовка столбца в режиме таблицы;

значение по умолчанию позволяет автоматически вводить в поле какое–либо значение;

условие на значение – определяет область или диапазон значение данных вводимых в поле;

сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, выводимого на экран, если введенные данные нарушают условие на значение;

обязательное поле – имеет два значения Да и Нет. Если установить значение Да, Ассеss потребует обязательного ввода какого-либо значения в данное поле.;

пустые строки – определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк;

индексированное поле – определяет, будет или нет проводиться индексация по данному полю. Индексация состоит в создании списка номеров записей, упорядоченных в соответствии со значениями поля. Наличие индекса ускоряет операции поиска и сортировки, но требует дополнительного места на диске.