Главная > Другое > Как сохранить таблицу word. Сохранение данных в Excel

Как сохранить таблицу word. Сохранение данных в Excel

Вызов команды:
-группа Книги/Листы -Книги -Сохранить все

Команда сохраняет все открытые в текущем сеансе книги одним нажатием.
Для чего это нужно? Стандартно все открытые книги сохранить нет возможности. Возможно лишь закрыть все книги с сохранением (для этого необходимо нажать кнопку закрытия приложения с зажатой клавишей Shift и при запросе на сохранение выбрать Сохранить все (Save All) ). Но часто закрывать книги нет необходимости - требуется только сохранять. Например, когда одновременно приходится работать с несколькими открытыми отчетами, которые взаимосвязаны. И в таких случаях стандартно приходится переключаться отдельно на каждую книгу и жать Ctrl +S или иконку на панели.
С командой Сохранить все такой проблемы больше не будет - достаточно просто перейти в меню -группа Книги/Листы -Книги и нажать Сохранить все . Все открытые книги будут сохранены.
Следует учитывать, что новые книги (которые еще не были сохранены на компьютер) будут сохраняться в папку по умолчанию (как правило это Мои Документы (My Documents) ).

Примечание: в некоторых случаях книги открываются таким образом, что каждая книга принадлежит отдельному сеансу(процессу). В таком случае данная команда не сможет сохранить все книги и сохранить только те, которые относятся к тому процессу, из которого запущена команда. Проверить сколько процессов Excel запущено можно нажав Cltr+Alt+Delete -Запустить диспетчер задач и в появившемся окне перейти на вкладку Процессы. Если в списке более одного процесса с именем EXCEL.EXE - значит запущено несколько процессов.

Форматы XLSX и XLS
  • главной панели инструментов Сохранить в других форматах… Файл >Сохранить документ как >Рабочая книга Microsoft Excel 97-2003 .

Совет. Сохранить >XLSX диалога Настройки (меню Сервис >Настройки… ).

Оформление документа

Выбор режима сохранения оформления зависит от того, как вы будете использовать созданный документ в дальнейшем::

  1. Форматированный текст

В полученном документе сохранятся начертание и размер шрифта, разбиение на абзацы, но не сохранится расположение объектов на странице и межстрочные интервалы. Таким образом, будет получен сплошной текст с выравниванием по левому краю. Для текста, в котором порядок чтения справа налево, выравнивание будет по правому краю.

Замечание. Любой текст с вертикальной ориентацией в данном режиме будет отображаться горизонтально.

  1. Простой текст

В данном режиме форматирование текста не сохранится.

Текст

  • Сохранять числовые данные в формате "Цифры"

Указывает, что при сохранении распознанного текста в формате XLS числа будут сохранены в формате «Цифры». Этот формат в Excel используется для выполнения арифметических операций над ячейками, содержащими числа.

  • Сохранять колонтитулы

Отметьте эту опцию, если вы хотите, чтобы текст колонтитулов был сохранен. Если данная опция отключена, текст колонтитулов сохраняться не будет.

  • Создавать отдельную таблицу для каждой страницы (только XLSX)

Качество картинок

При сохранении в формат XLSX вы также можете сохранить иллюстрации. Если распознанный текст содержит большое количество иллюстраций, то размер конечного файла может быть очень большим. Качество картинок и размер полученного файла зависят от выбранного значения в выпадающем списке Качество картинок .

Совет:

  • Для того чтобы задать параметры сохранения картинок, выберите пункт Пользовательское… . В открывшемся диалоговом окне Пользовательские настройки выберите необходимые значения и нажмите кнопку ОК .
  • Если вы не хотите сохранять иллюстрации в распознанном тексте, убедитесь, что опция Сохранять картинки (только XLSX) не отмечена.

Формат CSV

  • Нажмите на стрелку возле кнопки сохранения результатов на главной панели инструментов и выберите из списка формат сохранения. Если нужного формата в списке нет, выберите пункт Сохранить в других форматах… , и в открывшемся диалоге сохранения выберите требуемый формат. Вы также можете сохранить документы, используя команду меню Файл >Сохранить документ как >Документ CSV .

Совет. В случае необходимости вы можете настроить дополнительные опции сохранения на закладке Сохранить >CSV диалога Настройки (меню Сервис >Настройки… ).

Данная закладка содержит следующие группы настроек:

Параметры сохранения текста

  • Игнорировать текст вне таблицы

Указывает, что в файл будут сохранены только таблицы.

  • Разделять страницы символом конца страницы (#12)

Указывает, что при сохранении распознанного текста в формате CSV деление на страницы будет таким же, как и в исходном документе.

  • Разделитель

Указывает символ, который будет разделять столбцы данных в файле формата CSV.

Кодировка

Программа ABBYY FineReader автоматически подбирает кодовую страницу . Если вы хотите изменить кодовую страницу, выберите нужное значение в выпадающем списке в секции Кодировка .

Сохранение данных в Excel

Пользователи Word знают: мало создать текст, который отображается на мониторе. Его еще надо сохранить на жестком диске компьютера, чтобы после выхода из программы он не пропал. Это же касается и Excel.

Для того чтобы сохранить вашу работу, выберите в меню Файл команду Сохранить или нажмите соответствующую кнопку на Панели инструментов . В появившемся окне мини-проводника выберите папку, в которую хотите сохранить книгу Microsoft Excel, и напишите в строке Имя файла рабочее название, а в строке Тип файла выберите Книга Microsoft Excel . Нажмите клавишу Enter, и ваша таблица или диаграмма будет сохранена в той папке, которую вы указали в мини-проводнике.

Если вы хотите сохранить уже названный файл под другим именем, выберите в меню Файл команду Сохранить как и в окне мини-проводника исправьте имя файла на новое. Вы можете также сохранить его в любой другой папке на вашем жестком диске или на дискете.

Не забывайте в процессе работы время от времени нажимать кнопку Сохранить на Панели инструментов Microsoft Excel, чтобы избежать потери данных в случае сбоя в работе программы или компьютера. Можете включить функцию автосохранения, которая будет автоматически сохранять этапы вашей работы через заданный вами интервал времени.

Данный текст является ознакомительным фрагментом. Из книги Офисное программирование автора Фризен Ирина Григорьевна

Из книги Fedora 8 Руководство пользователя автора

6.2.5. Сохранение документов в формате Excel Если вы часто работаете с электронными таблицами в формате Excel, тогда установите формат Excel в качестве формата по умолчанию. Для этого выберите команду меню Сервис?Параметры, в раскрывшемся окне перейдите в раздел

Из книги Народные советы и трюки автора Климов А

Из книги Реестр Windows автора Климов Александр

Excel Увеличение количества отменВ Microsoft Excel число отмен последнего действия ограничено по умолчанию до 16 раз. Чтобы увеличить число отмен, нужно присвоить параметру типа DWORD °UndoHistory° значение от 1 до 100 в разделе HKCUSOFTWAREMicrosoftOffice11.0ExcelOptionsЗдесь приведен пример для Excel 2003, для

Из книги Компьютер на 100. Начинаем с Windows Vista автора Зозуля Юрий

Урок 6.7. Базы данных в Excel Понятие о базах данных Программа Excel часто применяется для обработки больших объемов информации, которые представлены в виде упорядоченных списков данных. Примером подобной информации может служить таблица, показанная выше (см. рис. 6.62). Такой

Из книги Язык программирования С# 2005 и платформа.NET 2.0. автора Троелсен Эндрю

Сохранение базы данных При работе с данными нет необходимости выполнять команду Сохранить – введенные данные сохраняются автоматически при переходе к следующей записи, а изменения в структуре таблиц и других объектов сохраняются при их закрытии. Автоматическое

Из книги Самоучитель работы на компьютере автора Колисниченко Денис Николаевич

Сохранение данных состояния с помощью ‹sessionState› Наиболее мощным элементом файла Web.config является ‹sessionState›. По умолчанию ASP.NET запоминает данные сеансового состояния с помощью *.dll в рамках рабочего процесса ASP.NET (aspnet_wp.exe). Подобно любому файлу *.dll. положительным моментом

Из книги Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 9-16 автора Лондер Ольга

14.3. Создание, сохранение, открытие книг Excel Новая книга создается при запуске Excel. Если вам нужно создать новую книгу уже в процесс работы, то выполните команду меню Файл, Создать, Чистая книга. Команда Чистая книга находится в области задач, которая обычно отображается в

Из книги Windows Script Host для Windows 2000/XP автора Попов Андрей Владимирович

Импорт данных из электронных таблиц Excel 2007 в списки SharePoint Часто встречаются такие ситуации, когда данные уже введены в электронные таблицы, но их нужно предоставить в совместное пользование другим членам группы. Службы SharePoint предоставляют возможность импорта данных из

Из книги VBA для чайников автора Каммингс Стив

Вывод данных из записной книжки в таблицу Microsoft Excel Напишем сценарий, который будет создавать файл (рабочую книгу) Microsoft Excel и заносить туда данные из записной книжки (рис. 8.10). Рис. 8.10. Рабочая книга Microsoft Excel с данными из файла book.xmlДля того чтобы использовать определенные в

Из книги Домашний компьютер автора Кравцов Роман

Из книги Linux и UNIX: программирование в shell. Руководство разработчика. автора Тейнсли Дэвид

MS Excel Электронная таблицаMicrosoft Excel – программа, обладающая эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные

Из книги iOS. Приемы программирования автора Нахавандипур Вандад

Из книги Как приручить компьютер за несколько часов автора Ремнева Ирина

16.3. Создание и сохранение данных с помощью Core Data Постановка задачи Вы создали управляемый объект. После этого вы хотите инстанцировать его и вставить этот экземпляр в контекст Core Data вашего

Из книги Выжить в цифровом мире. Иллюстрированные советы от «Лаборатории Касперского» автора Дьяков Михаил

Программа Excel Книга и лист Excel Microsoft Excel – это очень мощное средство для создания и ведения различных электронных документов. В отличие от Word, в котором мы создавали текстовые документы, Excel используется для создания электронных таблиц.Электронные таблицы очень удобны,

Из книги автора

Совет 68: Сохранение данных Кинули файлы на флешку и выдернули ее из компа? Готовьтесь к тому, что их там не окажется. Нет, это не диверсия. Как ни странно, это сделано для удобства пользователей. Дело в том, что флешка записывает данные гораздо медленнее, чем компьютер их

Этот вопрос возникает, если вы натыкаетесь в Интернете на какие-то данные, представленные в виде таблицы, и хотите их сохранить в формате Microsoft Word (возможно, предварительно отредактировав). Если просто открыть сохраненную HTML-страницу в Word и затем попробовать ее сохранить «как документ Word», то у вас сохранится изначальный формат страницы, который едва ли приемлем в качестве самостоятельного документа, а вычищать его от всего лишнего – замучаетесь.

Самое простое – перенести таблицу через буфер обмена. Это можно сделать прямо из любого браузера или предварительно сохранив страницу в дисковом файле, а затем открыв ее в Word. В последнем варианте проще выделить именно таблицу, не захватив никаких лишних элементов, – при наведении курсора на таблицу все версии Word после XP показывают рядом с таблицей в левом верхнем углу значок, при щелчке на котором выделится вся таблица (можно также нажать на сочетание клавиш +). Вот только стиль таблицы останется таким же, какой он был в оригинальном документе – особенно раздражает принятая в HTML мода на «выпуклую» двойную рамку, причем через обычное меню Формат | Границы и заливка (в новых версиях: Конструктор | Границы или Конструктор | Границы | Границы и заливка) Word упорно не желает ее менять на обычную рамку из простых линий.

Изменить вид рамки такой таблицы можно, выбрав для нее новый стиль. В Word 2003 это делается через меню с неочевидным названием Таблица | Автоформат таблицы и последующим выбором из списка одного из стилей рамки (самый простой называется Сетка таблицы 1). В новых версиях это еще проще, потому что несколько стилей таблицы светятся прямо на вкладке Конструктор, а остальные несколько десятков доступны через нижнюю кнопочку справа от них (на нее указывает курсор на рис. З.3). В том числе там имеется и самая простая таблица с тонкими черными линиями.

Рис. З.3. Стили таблиц Office 2007

Обычно этого недостаточно – приходится еще сменить шрифт, задать ему черный цвет, поудалять гиперссылки (цветные шрифты при печати на обычном черно – белом лазерном принтере будут отображаться некрасивыми оттенками серого в мелкую сеточку), отформатировать при необходимости абзацы. Но это все равно несравненно проще, чем создавать такую таблицу с нуля, перенося ее ячейку за ячейкой.

PDF — разрабатывался как формат представления книг и журналов на компьютерах. В быту и бизнесе чаще всего применяется для создания, так сказать, неизменяемых документов. К примеру, вы создали таблицу с тарифами или договор и вам нужно переслать его клиенту, чтобы клиент ничего там не менял лучше всего сохранить в PDF. Ведь Excel можно легко , даже если его защитить паролем.

XML — разрабатывался как язык удобный для обработки документов программами и удобный и понятный для работы с документом человеком. Можно сказать формат, специально созданный для Интернета. Очень часто через такой универсальный язык проходят обмены между двумя программами. К примеру, автоматическая выгрузка из Access и загрузка в 1С.

Полный список доступных форматов показан на картинке:

Как и показано ранее, для сохранения Excel в PDF нужно зайти в меню, выбрать Сохранить как — далее пункт PDF или XPS (на первой картинке).

XPS — это тоже специальный формат для защиты содержания документа, можно сказать электронный лист бумаги.

Excel в JPEG или PNG

Для формата картинки нет специальной функции сохранения, но зато это довольно просто сделать средствами Windows.

В первую очередь, почти на каждой клавиатуре есть специальная кнопка Print Screen (скриншот экрана), расположена она правее F12. Написано на ней чаще всего что-нибудь типа PrtScn или Prt Sc.

После нажатия этой кнопки картинка с изображением экрана сохраняется и вы можете вставить ее куда угодно: в письмо, в Word или в программу Paint. Из Paint уже можно сохранить и в JPEG и PNG.

Если нужно копировать только активное окно, нажмите Alt + PrtScn — описано подробнее .

Еще проще найти программу ножницы (начиная в Windows 7 встроена). Пуск — все программы — Стандартные там есть эти самые ножницы — теперь вы можете выделять любой фрагмент и тут же сохранять в нужном формате рисунка. Удобно — рекомендую тем, кто не пользуется.

Если у вас MAC — для скриншота нажмите Shift + Command + 3

Cохранить Excel в XML

Опять же как показано на большой картинке жмем левой кнопкой мыши на Сохранить как — далее откроется окно сохранения в окошке Тип файла ищем XML-данные (*.xml).

Если при сохранении появляется ошибка, сохраните в формате таблица XML 2003, тоже есть в списке. Чаще всего это происходит т.к. XML документ может не воспринять более 65 тыс строк, а 2003 формат их обрезает!

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

Рекомендуем также