Что такое иогв в мфц. Особенности заполнения электронных форм заявления

Скорость и качество оказания услуг – это отличительные черты МФЦ СПб, и каждый заявитель может убедиться в этом самостоятельно в любой момент. Получена ли была заявка? Находится ли она на рассмотрении? Все это можно узнать в краткие сроки и не выходя из своего дома. Проверить статус заявки в МФЦ СПб можно несколькими способами.

Проверка статуса заявления через официальный сайт

Такая проверка статуса заявки в МФЦ займет у вас совсем мало времени и подходит всем, у кого есть доступ к сети интернет. Для этого нужно зайти на главную страницу официального сайта МФЦ Санкт-Петербурга. В верхней строке будет поле «Проверка статуса заявления». Кликните по нему.

Вам откроется страница для введения личных данных. Необходимо указать, каким лицом вы являетесь – физическим или юридическим. Физическим лицам нужно заполнить такие поля: фамилия, имя, отчество, дата рождения и идентификатор заявления (номер заявления указанный на бланке, выданном в МФЦ).

Юридическим лицам обязательны для заполнения поля ИНН ЮЛ, ОГРН ЮЛ и идентификатор заявления.

Внизу нужно поставить галочку в окне «Я не робот» и нажать «Далее» для того, чтобы посмотреть статус вашей заявки.

По горячей линии или телефону отделения

Для того, чтобы проверить статус обращения в многофункциональный центр, можно позвонить по номеру горячей линии и узнать готовность документов в МФЦ.

Также можно позвонить в конкретное отделение, куда была направлена заявка. Для этого нужно на странице со выбрать искомый район и кликнуть на него.

Откроется страница, на которой будет указан телефон горячей линии и номера телефонов отделений по адресам.

Узнать статус обращения через личный кабинет ЕСИА

Для того чтобы воспользоваться этим способом, необходимо зарегистрировать профиль на главной странице официального сайта МФЦ. Это позволит не только определить статус обращения, но и просматривать любые другие сайты, которые занимаются оказанием муниципальных и государственных услуг. Зарегистрироваться можете на этой странице .

После того, как была создана страница личного кабинета, нужно зайти в свой профиль, нажать кнопку «Войти» и ввести пароль в предложенное поле. Если после этого появилась фамилия пользователя, то все сделано правильно.

Осталось зайти во вкладку «Заявления» и получить нужную информацию.

Лично посетить отделение МФЦ

Если по каким-то причинам вам не удалось узнать статус заявления онлайн, то вы можете лично посетить отделение МФЦ. После получения необходимых данных, сотрудники быстро предоставят нужную информацию.

Если случилось так, что в приведенных на сайте данных вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите текст и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter .

В рамках работы с системой АИС МФЦ СПО предусмотрена возможность выдачи результата заявителю в многофункциональном центре по услуге, предоставление которой осуществлялось в органе государственной власти. В таком случае в ОГВ вызывается сервис для отправки результата услуги, после чего (при успешной отработке сервиса) после входа в Систему сотрудника МФЦ с ролью Контролер на странице дел «к исполнению » будет отображено данное дело на шаге «Переход к выдаче результата заявителю ». Пользователю следует приступить к делу (кнопка «Приступить ») и перейти по ссылке «Отправить документы на выдачу » (в отобразившемся диалоговом окне нажать на кнопку «ОК »). После указанных действий работа Контролера с делом будет завершена, пользователь вернется к странице задач.

      1. Выдача результата услуги заявителю сотрудником МФЦ

После того, как пользователем, ответственным за контроль исполнения услуги, документы были отправлены на выдачу, дело переходит к Оператору выдачи Системы (сотрудник МФЦ).

Для начала работы с полученным комплектом документов пользователю следует на странице дел «к исполнению » нажать на кнопку «Приступить », после чего будет осуществлен переход к шагу «Выдача документа – результата оказания услуги ». На шаге отобразится информация о заявителе (блок «Заявитель»), наименовании услуги (поле «Наименование»), результате (поле «Цель» и «Результат оказания услуги» в списке документов), органе государственно власти (поле «ОГВ»), а также дополнительная информация по услуге (поле «Комментарий» и блок «Дополнительные атрибуты»).

Сотруднику МФЦ требуется сформировать результат услуги в бумажном виде для последующей выдачи заявителю. Для этого требуется перейти по ссылке в поле «Шаблон», после чего на странице отобразится rtf-шаблон результата услуги с автоматически подставившимися значениями в поля. Пользователю следует распечатать и подписать документ, далее выдать результат заявителю. Электронная копия распечатанного и подписанного документа должна быть приложена к результату услуги в Системе (ссылка «Приложить файл »).

Для завершения работы с делом сотруднику МФЦ следует нажать на кнопку «Выдать заявителю ». После указанного действия отобразится страница «Мои задачи » пользователя, дело завершено и отправлено в архив.

    1. Кросстерриториальная выдача результата услуги

В процессе предоставления услуги при обращении заявителя оператору приема предоставлена возможность выбора места получения заявителем результата. Соглашением о взаимодействии между ОГВ и МФЦ определяется место выдачи для каждой услуги:

  • выдача результата в МФЦ;

  • выдача результата в ОГВ;

  • по выбору заявителя в МФЦ или в ОГВ.
Выбор места выдачи результата зависит от настройки услуги, предоставляемой заявителю. Доступ к настройкам услуг имеют пользователи с ролью Администратора либо Технолога. На шаге «Сформировать комплект документов » в соответствии с настройкой услуги доступны следующие варианты выбора места выдачи результата:

  1. Выдача результата в МФЦ
На шаге формирования комплекта документов будет выбран вариант выдачи результата в МФЦ, в котором осуществлялась регистрация обращения, либо в одном из МФЦ филиальной сети субъекта РФ (из всех заведенных в Системе). В таком случае все промежуточные запросы, ожидание недостающих документов и получение ответа из ОГВ будет осуществляться МФЦ, в котором было зарегистрировано обращение заявителя.

Если в настройках услуги для выдачи результата не задана возможность выбора филиала МФЦ, отличного от МФЦ регистрации обращения (чек-бокс « » в настройках цели услуги), в таком случае, при выборе местом выдачи значение «Выдача результата в МФЦ » на шаге формирования комплекта документов, выдача результата будет осуществляться в МФЦ, в котором осуществляется регистрация обращения заявителя.

Если отметка в поле «Доступна выдача результата в другом МФЦ » проставлена в настройках цели услуги, для выдачи результата будет доступен выбор филиала МФЦ. По умолчанию указано наименование МФЦ, в котором принята заявка на выполнение услуги. Для выбора другого МФЦ требуется выбрать значение из раскрывающегося списка (см. Рисунок 6.).

Рисунок 6. – Выбор филиал МФЦ для выдачи результата

В случае выбора местом выдачи результата филиал МФЦ, после получения результата контролером дело будет отправлено Директору выбранного филиала МФЦ для дальнейшего назначения задачи оператору выдачи.


  1. Выдача результата в ОГВ
Если местом выдачи результата выбран ОГВ, в таком случае в поле автоматически будет подставлено наименование целевого ОГВ (ОГВ, ответственного за предоставление услуги) (см. Рисунок 6.). В случае, если настройкой услуги будет задано несколько ОГВ, доступных для предоставления услуги, пользователю потребуется выбрать значение из раскрывающегося списка.

Рисунок 6. – Выбор ОГВ для выдачи результата по услуге


  1. «Не выбрано»
В таком случае Оператор имеет возможность выбрать место выдачи результата (МФЦ или ОГВ) по желанию заявителя (см. Рисунок 6.).

Рисунок 6. – Выбор места выдачи результата оператором МФЦ

Принцип «одного окна» направлен на максимально быстрое предоставление государственных услуг. Для его реализации нужно оптимизировать существующие процессы. Кроме того, требуется мощный и удобный инструмент для регистрации, обработки заявки и оказания услуг, включая услуги, предоставляемые при участии органов власти. Именно таким инструментом и является техническое решение «DIRECTUM: Услуги МФЦ».

Описание решения

Техническое решение «DIRECTUM: Услуги МФЦ» автоматизирует все внутренние процессы по предоставлению государственных и муниципальных услуг в многофункциональных центрах: от приема заявки на оказание услуги до отправки полного комплекта документов в ведомство и выдачи результатов заявителю.

Возможности решения

  • регистрация заявок на оказание услуг: прием заявки и пакета документов, заполнение данных о заявителе, обработка предоставленных документов (информации);
  • формирование межведомственных запросов для получения недостающих документов или сведений;
  • отправка заявки для формирования запроса на оказание услуги;
  • получение результатов из ведомства и выдача результатов заявителю;
  • расширение списка предоставляемых услуг;
  • формирование статистических данных о деятельности МФЦ и количестве межведомственных запросов.

Пример использования

Регистрация и обработка заявки

Регистратор принимает заявку и пакет документов от заявителя, а затем заносит информацию в систему DIRECTUM. Основные данные фиксируются в справочнике :

Cправочник Заявка МФЦ на оказание государственных и муниципальных услуг, вкладка Основное

При этом часть полей будет заполнена автоматически, например Дата регистрации , Срок оказания , Место приема , Регистратор .

Если заявителем является физическое лицо, то при заполнении фамилии и имени гражданина автоматически производится поиск соответствующей записи в справочнике Граждане . Если поиск не дал результатов, то регистратору будет предложено создать новую запись.

Если гражданин с такими именем и фамилией уже обращался за услугами ранее, то регистратору нужно будет только проверить персональные данные на полное совпадение и подтвердить выбор.

Если заявителем является индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, то поиск производится по ОГРНИП или ОГРН соответственно.

Способ оповещения о результате оказания услуги и место выдачи устанавливаются заранее и также указываются в карточке справочника.

Для удобства поиска заявки можно указать дополнительную информацию, например описание объекта недвижимости или имена других участников по запрашиваемой услуге.

Контролировать текущий статус выполнения работ можно по содержимому поля Статус . Так, после сохранения карточки и автоматического присвоения регистрационного номера статус заявки будет Прием документов .

Список необходимых документов с указанием объекта, к которому он относится, формируется автоматически на основе указанной вариации услуги:

Cправочник Заявка МФЦ на оказание государственных и муниципальных услуг, вкладка Данные

В зависимости от ситуации данные можно скорректировать: если документ не нужен, то регистратор удаляет строки из табличной части, иначе - добавляет по кнопке Доб. комплект или Доб. документ . Наименование объекта Заявитель также можно заменить на фамилию и инициалы заявителя, а Жилое помещение уточнить до Квартира .

Каждому документу соответствует набор реквизитов. Документы могут быть приняты как в бумажном, так и в электронном виде с указанием количества экземпляров или листов.

После занесения всей необходимой информации регистратор с помощью шаблона оформляет заявление и расписку о приеме документов. Для этого в карточке заявки достаточно нажать на кнопку Из шаблона , выбрать соответствующие документы, скорректировать данные и распечатать в двух экземплярах.

Затем по кнопке На обработку регистратор отправляет задачу специалисту МФЦ, ответственному за обработку заявок.

Обработка заявки в МФЦ

Специалист МФЦ получает задание на оказание услуги, просматривает комплект документов из карточки вложенной заявки по кнопке Комплект док. Если нужного документа не оказалось, то указывает способ его получения и формирует межведомственный запрос:

  • если информация будет получена через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или государственную услугу, то используется мастер действий. Запускается специалистом МФЦ по кнопке Запустить в карточке заявки;
  • если информация будет получена иным способом, например почта, личное обращение, то нужно следовать соглашению, заключенному с ведомством.

После получения полного комплекта документов специалист МФЦ отправляет заявку в ведомство на оказание услуги.

Отправка заявки в ведомство

Если процесс оказания услуги автоматизирован, то специалист МФЦ отправляет комплект документов в ведомство. Для этого в карточке заявки нажимает на кнопку Получить услугу . Задача для отправки в соответствующее ведомство создается автоматически, статус заявки изменится на Отправлено в Ведомство . Если результат услуги будет выдан заявителю в ведомстве, то карточка заявки закрывается.

Если оказание услуги не автоматизировано, то специалист МФЦ отправляет комплект документов в соответствии с соглашением, заключенным с ведомством. При этом статус заявки нужно изменить вручную.

Получение результата по заявке на услугу из ведомства

После получения информации из ведомства о готовности результатов специалист МФЦ меняет статус заявки на Подготовлен результат в ведомстве . Получив результат по услуге, специалист МФЦ передает его на место выдачи и меняет статус заявки на Выдача результата .

Выдача результата

Специалист МФЦ указанного места выдачи находит заявку оказанной услуги любым из механизмов поиска. Например, фильтрация, сортировка и группировка записей справочника Заявки МФЦ на оказание государственных и муниципальных услуг , поиск по известным реквизитам. Затем передает заявителю результаты по услуге или сообщает информацию устно.

Отметка о получении результата заполняется:

  • заявителем в расписке;
  • специалистом МФЦ в карточке заявки в полях Результат и Дата выдачи .

Работы по предоставлению услуги будут завершены, карточка заявки закрыта.

Дополнительные возможности

Расширение списка услуг

Перечень услуг, предоставляемых МФЦ, может быть расширен. Чтобы настроить техническое решение, администратору системы достаточно указать новый вид услуги, виды данных, виды объектов и вариации услуг в соответствующих справочниках. Можно также указать шаблоны и макеты необходимых документов. Например, шаблоны заявлений на оказание услуги или макет согласия на обработку персональных данных.

Формирование аналитических отчетов о деятельности МФЦ

Для сбора статистики и анализа данных руководителю МФЦ доступно формирование аналитических отчетов:

  • по количеству межведомственных запросов за указанный период;
  • о деятельности МФЦ. Информация группируется в разрезе:
    • мест приема;
    • услуг с учетом количества поданных заявок/выданных результатов и вида услуги (муниципальные, предоставляемые федеральными органами исполнительной власти или органами субъекта Российской Федерации, услуги МФЦ, платные).

Дополнительно фиксируется информация о нарушении срока оказания услуги.

Эффект от внедрения

Внедрение технического решения позволит автоматизировать работу многофункциональных центров и обеспечит:

  • ускорение процедуры регистрации и обработки заявок;
  • упрощение подготовки комплекта документов, необходимых для оказания услуги;
  • формирование межведомственных запросов;
  • сбор и анализ статистики о деятельности МФЦ;
  • оперативный доступ к информации, упорядоченное хранение данных об услугах и заявках.

К собственности Санкт‑Петербурга относятся архивные документы:

  • хранящиеся в государственных архивах Санкт‑Петербурга, музеях и библиотеках Санкт‑Петербурга (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);
  • государственных органов Санкт‑Петербурга, органов государственной власти Санкт‑Петербурга и государственных организаций Санкт‑Петербурга.

Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на:

  1. Тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту:
    • запросы о подтверждении имущественных прав;
    • биографические запросы - запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц. К числу биографических запросов относятся запросы о подтверждении факта принятия в гражданство, выхода из гражданства;
    • запросы по истории учреждений, предприятий, населенных пунктов.
  2. Генеалогические запросы - запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода.
  3. Социально‑правовые запросы - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

Данная услуга предполагает получение информации, содержащейся в Архивном фонде Санкт‑Петербурга. В случае необходимости получения выписок (справок) об актах гражданского состояния, перейдите по ссылке .

Государственная услуга предоставляется администрациями районов Санкт‑Петербурга (далее - Администрация).

На Портале государственных и муниципальных услуг Санкт‑Петербурга реализована возможность подачи электронного заявления для получения государственной услуги через сеть Интернет.

Государственная услуга в электронной форме предоставляется только авторизованным пользователям Портала (). Авторизация на Портале производится с использованием учетной записи в федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (далее - ЕСИА).

Полное наименование
(в соответствии с распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 22.03.2011 №8-рп):

Предоставлять сведения, содержащиеся в информационных ресурсах администраций районов Санкт‑Петербурга (выдача архивных справок, выписок, копий документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт‑Петербурга и иных архивных документов)

Особенности предоставления услуги в электронном виде

Для обеспечения возможности подачи через Портал электронного заявления заявитель должен иметь ключ простой электронной подписи (обязателен для всех категорий заявителей - индивидуальных предпринимателей, представителей юридического лица).

Для получения ключа простой электронной подписи (далее - простая электронная подпись) заявителю необходимо пройти процедуру регистрации в ЕСИА. Информация о способах и порядке регистрации в ЕСИА представлена на Портале по ссылке . Онлайн‑форма предварительной регистрации в ЕСИА размещена по ссылке . Порядок предоставления государственной услуги по выдаче (подтверждению, восстановлению) ключей простой электронной подписи на базе МФЦ утвержден распоряжением Комитета по информатизации и связи от 15.12.2014 №259‑р.

После прохождения процедуры регистрации в ЕСИА (как физического лица):

  • заявитель - физическое лицо должен авторизоваться на Портале, используя простую электронную подпись (логин‑пароль; вид учетной записи в ЕСИА - подтвержденная); авторизация физического лица производится получателем государственной услуги самостоятельно (лично);

    в случае, если в дальнейшем необходима явка получателя государственной услуги в Администрацию либо МФЦ, представлять интересы получателя государственной услуги вправе доверенное лицо или законный представитель;

  • заявитель - юридическое лицо (далее - ЮЛ) - руководитель организации или представитель имеющий право действовать от имени организации без доверенности должен предварительно создать учетную запись юридического лица в ЕСИА.

Создать учетную запись юридического лица можно только из подтвержденной учетной записи физического лица - руководителя организации или представителя юридического лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности.

После регистрации в ЕСИА ЮЛ необходимо обратить внимание на возможность присоединения к учетной записи юридического лица руководителем организации - физических лиц, имеющих впоследствии право авторизоваться на Портале «от имени указанного юридического лица».

Заявитель - ЮЛ (руководитель или представитель ЮЛ, имеющий право действовать от имени организации без доверенности, иное лицо, присоединенное к учетной записи ЮЛ), затем должен авторизоваться на Портале, используя простую электронную подпись.

В случае, если в дальнейшем необходима явка получателя государственной услуги в Администрацию либо МФЦ, представлять интересы получателя государственной услуги вправе также представитель ЮЛ, действующий от имени организации по доверенности (договору) - доверенное лицо.

Необходимые личные данные получателей услуги, представленные при регистрации в ЕСИА (ФИО, дата рождения, данные документа, удостоверяющего личность, контактные данные, сведения о ЮЛ, руководителе ЮЛ, индивидуальном предпринимателе (в соответствующих случаях), - после авторизации на Портале автоматически подставляются на электронную форму заявления (ввод вручную не требуется).

Подготовка к заполнению заявления в электронной форме

Перед заполнением электронной формы заявления необходимо:

  • предварительно ознакомиться с описанием услуги в соответствующих разделах Портала;
  • подготовить документы, сведения о которых (из которых) необходимо вводить в формы заявления;
  • подготовить документы в электронном виде*, которые нужно будет приложить к заявлению.

*

  • максимальный размер файла для добавления к электронному заявлению - 3 Мб;

Особенности заполнения электронных форм заявления

  1. Ввод данных в поля электронной формы заявления производится пошагово; после заполнения сведений на любом шаге можно использовать кнопку «Далее» либо перейти на нужный шаг заполнения формы, нажав кнопку с соответствующим номером шага.
  2. Если в процессе заполнения полей электронной формы заявления допущены ошибки формата ввода или не заполнены обязательные поля (помеченные знаком «*»), номер соответствующего шага закрашивается красным цветом, а поля этого шага, содержащие ошибку, подсвечиваются; подать заявление в этом случае не представляется возможным, для продолжения заполнения формы необходимо внести корректные сведения.
  3. После окончания заполнения формы заявления - отправить заявление.

Если необходимо прервать заполнение электронной формы заявления или произвести выход из учетной записи ЕСИА на Портале до отправления заявления, заявитель может на любом шаге сохранить введенные данные (кнопка «Сохранить»). Это удобно для возобновления процедуры заполнения электронного заявления в любое время - с того места, где был прерван процесс и произведен выход из учетной записи ЕСИА. Автоматически создается «Черновик заявления» на данную услугу, ему присваивается номер, название, фиксируется дата сохранения. Название черновика при необходимости можно присвоить самостоятельно.

По истечении 3‑х месяцев со дня последнего изменения черновик заявления автоматически удаляется.

Электронное дело

Электронное заявление с прикрепленными скан‑образами сохраняется в межведомственной автоматизированной информационной системе предоставления в Санкт‑Петербурге государственных и муниципальных услуг в электронном виде (далее - МАИС ЭГУ), где ему присваивается идентификационный номер и статус, после чего электронное заявление модифицируется в электронное дело.

Электронное дело, сохраненное в МАИС ЭГУ, становится доступным для уполномоченного лица Администрации в типовом автоматизированном рабочем месте МАИС ЭГУ «Электронный кабинет должностного лица» (далее - «Электронный кабинет должностного лица», ЭКДЛ).

Информирование заявителя о ходе и результате предоставления услуги

После подачи электронного заявления через Портал информирование заявителя о регистрации заявления, о ходе и результате предоставления услуги обеспечивается с использованием электронных уведомлений, в которых указываются статус рассмотрения электронного заявления, комментарии уполномоченных должностных лиц Администрации (при необходимости) и/или прилагаются соответствующие электронные документы.

Доступ заявителя к информации о ходе и результате предоставления услуги можно получить:

  • в разделе Портала « »;
  • в электронной почте.

Заявителю обеспечена возможность получить краткую информацию о текущем статусе рассмотрения заявления, просмотреть и сохранить на собственные технические средства электронные уведомления, направленные из Администрации, а также результат предоставления услуги в форме электронного документа.

Результат предоставления услуги

Выдача результата предоставления государственной услуги в электронном виде не предусмотрена.

  1. Архивная справка.
  2. Архивная выписка.
  3. Архивная копия.

Срок предоставления услуги

  1. Архивная справка (выписка, копия) готовится в срок до 30 дней со дня регистрации заявления получателя услуги. В исключительных случаях руководитель органа или учреждения, участвующего в предоставлении государственной услуги, вправе продлить срок рассмотрения заявления на 30 дней с письменным уведомлением об этом получателя услуги.
  2. В том случае, если в заявлении получателя услуги потребуются документы, не относящиеся к составу хранящихся в фонде Администрации документов, такие заявления в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы.
  3. Заявления получателей услуги, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 дней со дня их регистрации возвращаются получателям услуги с сообщением об уточнении и дополнении заявления необходимыми для его исполнения сведениями.

Стоимость

Бесплатно.

Заявители

  1. Юридические лица.
  2. Физические лица.

Государственная услуга в электронной форме предоставляется только авторизованным пользователям Портала (). Авторизация на Портале производится с использованием учетной записи в ЕСИА.

При необходимости явки непосредственно в Администрацию или подразделение Санкт‑Петербургского государственного казенного учреждения «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее — МФЦ) представлять интересы заявителя вправе уполномоченные заявителями лица (представители).

Порядок действий

Порядок действий заявителя

  1. Изучает описание услуги в соответствующем разделе Портале.
  2. Производит подготовку документов, сведения из которых необходимо будет вводить в форму заявления.
  3. Производит подготовку документов, которые необходимо будет прикреплять к заявлению, в электронном виде.
  4. Переходит по ссылке на экранную форму заявления на Портале (далее - форма электронного заявления).
  5. Выполняет авторизацию на Портале через ЕСИА.
  6. Подает электронное заявление через Портал, выполняя следующие действия:
    • заполняет форму электронного заявления, включающую сведения, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги;
    • прикрепляет скан‑образы документов* либо иные документы в электронном виде**, необходимые для предоставления услуги, к форме электронного заявления;
    • подтверждает достоверность сообщенных сведений (устанавливает соответствующую отметку в форме электронного заявления);
    • отправляет заполненное электронное заявление (нажимает соответствующую кнопку в форме электронного заявления).
  7. Получает на Портале в «Личном кабинете» и по электронной почте уведомление, подтверждающее, что заявление отправлено (принято межведомственной автоматизированной информационной системой предоставления в Санкт‑Петербурге государственных и муниципальных услуг в электронном виде (далее - МАИС ЭГУ)***), в котором указываются, в том числе, идентификационный номер и дата подачи электронного заявления, при необходимости сохраняет уведомление для печати.
  8. Получает на Портале в «Личном кабинете» и по электронной почте уведомление о приеме электронного заявления в Администрации и о начале процедуры предоставления услуги; в случае необходимости посещения Администрации заявитель получает соответствующую информацию от уполномоченного лица в виде уведомления.
  9. После подачи заявления отслеживает смену статуса заявления (в том числе, о результате услуги)
    • по своей инициативе:
      • в Личном кабинете заявителя на Портале (раздел «Заявления» - «История заявлений»);
      • в разделе Портала « »;
      • в мобильном приложении «Государственные услуги Санкт‑Петербурга» (сервис «Проверка статуса заявления»);
    • знакомится с уведомлениями из Администрации****:
      • в электронной почте (от ), с последующим обращением в Личный кабинет на Портале.
  10. Осуществляет дальнейшие действия в соответствии с информацией, указанной в получаемых уведомлениях.
  11. Получает соответствующее уведомление о результате услуги и приложение в виде скан‑образа документа - в «Личном кабинете» на Портале, по электронной почте.

* Скан‑образ документа - файл, полученный на сканере или цифровом фотоаппарате в результате сканирования оригинала документа.

** Требования, предъявляемые к электронным документам:

  • допустимые форматы файлов: jpg, jpeg, tiff, pdf, zip, rar, doc, xls, docx, xlsx;
  • максимальный размер файла для добавления к электронному заявлению ¬- 3 Мб;
  • каждый отдельный документ должен быть загружен в виде отдельного файла;
  • наименование файлов должно позволять идентифицировать документ и количество страниц в документе.

*** Электронное заявление с прикрепленными скан‑образами документов (электронными документами) сохраняется в МАИС ЭГУ, где ему присваивается идентификационный номер и статус, после чего электронное заявление модифицируется в электронное дело.

**** Уведомления поступают в случае изменения статуса электронного дела на стороне Администрации.

Основания для отказа в предоставлении государственной услуги:

  • не подлежат рассмотрению заявления в случае отсутствия фамилии, имени, отчества, почтового адреса заявителя;
  • в случае отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, или конфиденциальную информацию, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Порядок действий уполномоченной организации

Электронное заявление с прикрепленными скан‑образами документов (документами в электронном виде) сохраняется в МАИС ЭГУ, где ему присваивается идентификационный номер и статус, после чего электронное заявление модифицируется в электронное дело.

Электронное дело, сохраненное в МАИС ЭГУ, становится доступным для уполномоченного лица Комитета в ЭКДЛ.

I. Прием и регистрация заявления

Уполномоченное лицо Администрации , ответственное за прием заявлений:

  1. Проверяет наличие электронных дел, поступивших с Портала, не реже одного раза в рабочий день (в ЭКДЛ).
  2. Изучает поступившее электронное дело, в том числе приложенные заявителем скан‑образы документов (графические файлы), иные электронные документы.
  3. Проверяет комплектность, читаемость скан‑образов документов (графических файлов), иных электронных документов.
  4. Регистрирует факт приема электронного дела (присваивает регистрационный номер поступившему заявлению).
  5. Устанавливает электронному делу соответствующий статус.
  6. Передает электронное дело уполномоченному лицу администрации, ответственному за обеспечение сохранности и использование документов Администрации.
  7. Формирует и направляет заявителю электронное уведомление о результате административной процедуры через «Личный кабинет» на Портале, по электронной почте*.

* Информирование заявителя производится посредством установки статусов электронного дела, формирования комментариев (при необходимости), приложения электронных документов, например,

  • о необходимости явки заявителя в Администрацию (в случае необходимости);
  • о ходе предоставления государственной услуги с указанием дальнейших действий заявителя (при необходимости);
  • о направлении межведомственных запросов;
  • о принятом решении (предоставлении или отказе в предоставлении государственной услуги).

Уведомление о принятом решении должно содержать приложения в виде скан‑образа документов о принятом решении, об иных действиях, предусмотренных административным регламентом предоставления услуги.

О смене статуса заявитель получает уведомление на указанный им адрес электронной почты, а также может ознакомиться с информацией и документами в Личном кабинете на Портале (раздел «Заявления» - «История заявлений»).

Доступ заявителя к информации о ходе и результате предоставления услуги также обеспечен:

  • в разделе Портала « »;
  • в мобильном приложении «Государственные услуги Санкт‑Петербурга» (сервис «Проверка статуса заявления»).

II. Поиск в архиве необходимых сведений и подготовка ответа

Уполномоченное лицо Администрации, ответственный за обеспечение сохранности и использование документов Администрации:

  1. Анализирует суть запроса.
  2. В случае если заявления не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 дней со дня их регистрации сообщает заявителю о необходимости уточнений и дополнений заявления необходимыми для исполнения сведениями (способом, указанным в примечании к п.I).
  3. В случае если в заявлении истребуются документы, не относящиеся к составу хранящихся в фонде Администрации документов, направляет такие заявления в течение 7 дней со дня их регистрации по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, уведомляет об этом заявителя (способом, указанным в примечании к п.1).
  4. В остальных случаях:
    • производит поиск в архиве Администрации необходимых сведений;
    • при положительном результате - производит оформление архивных справок, выписок, копий*.
  5. При отрицательном результате поиска подготавливает письмо с отказом в исполнении заявления с объяснением его причин.

Руководитель Администрации (уполномоченное должностное лицо Администрации):

  • Подписывает архивные справки (выписки, копии).

*

Архивная справка подписывается ответственным лицом в соответствии с распределением обязанностей между главой Администрации и его заместителями и заверяется печатью. Ниже указывается фамилия исполнителя и его телефон.

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единиц хранения. Аутентичность архивных выписок удостоверяется подписью руководителя (уполномоченного должностного лица) и печатью. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица.

III. Выдача ответа заявителю

Уполномоченное лицо администрации:

  • Формирует и направляет заявителю соответствующее электронное уведомление о результате государственной услуги через «Личный кабинет» на Портале, по электронной почте с приложением соответствующих документов в электронном виде - способом, указанным в примечании к п. I.

Ответ может быть выдан заявителю на руки по его запросу.

Заявитель получает сведения о ходе предоставления государственной услуги и готовности результата предоставления государственной услуги в электронной форме:

  • в «Личном кабинете» на Портале при условии авторизации;
  • в разделе Портала « »;
  • в мобильном приложении «Государственные услуги Санкт‑Петербурга» (сервис «Проверка статуса заявления»);
  • по уведомлениям, поступающим на электронную почту, указанную заявителем (в случае изменения статуса электронного дела (на стороне Администрации)), с последующим обращением в «Личный кабинет» на Портале.

Документы

Документы, представляемые заявителем

I. Обязательные к представлению документы:

  • Паспорт или иные документы, удостоверяющие личность.

II. Дополнительные документы (в случае необходимости явки представителя заявителя непосредственно в Администрацию или подразделение МФЦ):

  1. Документ, удостоверяющий личность представителя.
  2. Документы, подтверждающие право представлять интересы заявителя в целях получения им государственной услуги:
    • доверенность, оформленная в соответствии с действующим законодательством, подтверждающая наличие у представителя прав действовать от лица заявителя и определяющая условия и границы реализации права на получение государственной услуги;
    • документ, подтверждающий право законного представителя выступать от имени заявителя.

Документы, выдаваемые заявителю

  1. Запрос уточняющих сведений (при необходимости).
  2. Письмо с отказом в исполнении заявления с объяснением его причин.
  3. Архивные справки по форме .*
  4. Архивные выписки.**
  5. Архивные копии.***

* Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, что совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Архивная справка подписывается ответственным лицом в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации района и его заместителями и заверяется печатью. Ниже указывается фамилия исполнителя и его телефон.

** В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по заявлению. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единиц хранения. Аутентичность архивных выписок удостоверяется подписью руководителя (уполномоченного должностного лица) и печатью.

*** На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица.

Организации, участвующие в предоставлении услуги

Организации, принимающие решение по предоставлению услуги

Порядок обжалования

Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) исполнительным органом государственной власти (далее - ОИГВ), должностными лицами, государственными гражданскими служащими ИОГВ, в ходе предоставления государственной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.

Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

  • нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
  • нарушение срока предоставления государственной услуги;
  • требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт‑Петербурга, для предоставления государственной услуги;
  • отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт‑Петербурга, для предоставления государственной услуги, у заявителя;
  • отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации;
  • затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации;
  • отказ ИОГВ, должностного лица ИОГВ, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в ИОГВ. Жалобы на решения, принятые руководителем ИОГВ, подаются в Правительство Санкт‑Петербурга.

Жалоба может быть направлена по почте, через подразделение Санкт ‑Петербургского государственного казенного учреждения «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее - МФЦ), с использованием информационно‑телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта ИОГВ, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Жалоба должна содержать:

  • наименование ИОГВ, должностного лица ИОГВ либо государственного гражданского служащего ИОГВ, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
  • фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
  • сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) ИОГВ, должностного лица ИОГВ либо государственного гражданского служащего;
  • доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) ИОГВ, должностного лица ИОГВ, либо государственного гражданского служащего ИОГВ. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Жалоба, поступившая в ИОГВ, подлежит рассмотрению руководителем, заместителем руководителя, осуществляющим контроль и координацию деятельности соответствующего структурного подразделения ИОГВ, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб в следующие сроки:

  • в течение пятнадцати рабочих дней со дня регистрации жалобы;
  • в течение пяти рабочих дней со дня регистрации жалобы в случае обжалования отказа ИОГВ, должностного лица ИОГВ в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений;
  • в иные сроки в случаях, установленных Правительством Российской Федерации.

По результатам рассмотрения жалобы ИОГВ принимает одно из следующих решений:

  • удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных ИОГВ опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;
  • отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения обращения (жалобы). ИОГВ, его должностные лица, государственные гражданские служащие ИОГВ обязаны предоставить заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения (жалобы), если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, номера телефонов, по которым можно сообщить о нарушении должностным лицом положений, информацию о записи на личный прием и информационно‑консультационную помощь можно получить по телефонам.

Исполнительные органы государственной власти Санкт‑Петербурга и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке:

  • в случае, если предметом обращения (жалобы) заявителя являются действия сотрудника подразделения МФЦ, жалоба (претензия) направляется в адрес Администрации Губернатора Санкт‑Петербурга: 191060, Смольный, Администрация Губернатора Санкт‑Петербурга; E‑mail: [email protected] ; Телефон: 576‑70‑42;
  • в случае, если предметом жалобы (претензии) заявителя являются действия оператора Портала, жалоба (претензия) направляется в адрес Комитета по информатизации и связи: 191060, Смольный, Комитет по информатизации и связи; E‑mail: [email protected] ; Телефон: 576‑71‑23.

Для получения информации о должностных лицах исполнительных органов государственной власти Санкт‑Петербурга, ответственных за регистрацию и рассмотрение жалоб на нарушение порядка предоставления государственной услуги, перейдите по ссылке

Типовые вопросы

При наличии в архиве Администрации в фонде ликвидированных предприятий документов по данному предприятию выдается архивная справка на бумажном носителе.

По отсутствующим предприятиям необходимо обращаться в Центральный государственный архив по личному составу ликвидированных предприятий по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Днепропетровская, д. 9а.

Сведения относятся к компетенции районных военкоматов.