Как сделать уведомление о прочтении в outlook. Добавление и запрос уведомлений о прочтении и уведомлений о доставке

Администраторы систем электронной почты, работающие непосредственно с пользователями, хорошо знают о том, как они пекутся о доставке своих сообщений и самое главное - уведомление о прочтении. Обычным делом является отправка всех исходящих сообщений с уведомлениями о доставке и прочтении, а также создание правила Outlook для копирования уведомлений в специальную папочку. В случае если получатель долго не отвечает, то делается форвард уведомления о прочтении и вопросом:”Ну когда уже ответите?”

С такими заботливыми пользователям проблем обычно не возникает, т.к. они привыкли все сами контролировать и при исправно функционирующей почтовой системе лишних вопросов не задают.

Проблемы же возникают с пользователями, которым узнать состояние письма нужно редко. Именно от них идут частые запросы о том, что письмо не было доставлено получателю. В 99% случаев оно было доставлено, просто получатель не отвечает.

Для того, чтобы сократить число подобных запросов от пользователей в Microsoft Exchange 2010 пользователь может сам контролировать состояние сообщений.

Например, можно в OWA выбрать отправленное сообщение, нажать правую кнопку мыши и просмотреть отчет о доставке.

Отчет выглядит так.

Это означает, что сообщение еще находится в очереди.

А это означает, что сообщение было успешно доставлено на внешний сервер получателя и в большинстве случаев дошло до получателя.

Подобный функционал будет и в Outlook 2010, но я пока не проверял.

А также пользователь может проверить статус отправленных сообщений через ECP.

Я думаю, что довольно долго придется убеждать пользователей, что статус сообщений они смогут смотреть сами, но рано или поздно они перестанут беспокоить админов по простым проблемам доставки.

В этой заметке я хочу снова затронуть тему программ для работы с электронной почтой. Многие люди предпочитают использовать почтовый клиент, вместо того, чтобы пользоваться веб интерфейсом почты. И этому есть явные причины.

Настроить подключение программы к почтовому серверу довольно просто. Ранее в заметках блога я упоминал про настройку бесплатного почтового клиента outlook express для подключения к яндекс почте , а так же подключение outlook 2010 к яндексу . В этих заметках довольно подробно рассказано также о преимуществах использования почтовых клиентов.

У почтовых программ есть одна замечательная функция, про которую я хочу рассказать сейчас. Эта функция очень полезна, если вы хотите быть точно уверенны, что ваше электронное сообщение было доставлено получателю и получатель его прочел.

В о доставке и о прочтении можно настроить двумя разными способами.

Настройка уведомлений для каждого письма отдельно

Чтобы настроить уведомление для какого-то конкретного письма, нужно:
1. создать сообщение в outlook 2010
2. Перейти в меню Параметры
3. В группе команд Отслеживание отметьте флажком нужную опцию
3а. Уведомить о доставке, если вы хотите узнать, что сообщение успешно доставлено на почтовый сервер получателя
3б. Уведомить о прочтении, если вы хотите узнать о прочтении вашего сообщения

Настройка уведомлений для всех сообщений

Если вы хотите включить уведомления о доставке и о прочтении для всех своих сообщений, то выполните следующие действия:
1. Перейдите в меню Файл и выберите Параметры. Откроется окно параметров outlook
2. Выберите Почта
3. Промотайте ползунок вниз до параметров отслеживания
3а. Установите флажок на Уведомление о доставке, чтобы получать подтверждение о доставке электронного сообщения на сервер получателя.
3б. Установите флажок на Уведомление о прочтении, если вы хотите получать подтверждения о прочтении ваших сообщений.

Ложка дегтя в бочку меда

Хочу заранее предупредить, что не все почтовые сервера поддерживают уведомления о доставке. Это зависит от настроек конкретного сервера. Хотя большинство почтовых систем поддерживают эту полезную опцию.

Я записал специальное видео, где показываю, как включить в outlook 2010 уведомление о доставке и о прочтении. Посмотрите это видео, чтобы узнать подробно, как включаются и как работают уведомления.

Желаю приятного просмотра!

Программа outlook 2010 очень мощная программа для работы с большими объемами почты. В нее встроены механизмы распределения почты на основе правил. Удобный графический интерфейс позволяет помечать письма различными цветами, тем самым создавая категории. Так же в outlook 2010 очень удобно создавать и хранить свои контакты.

Это лишь небольшой список возможностей outlook 2010. В будущий заметках я расскажу вам про эту программу подробнее. Следите за обновлениями.

Желаю успехов и до связи!

P.S. Все ли вам было понятно? А что не понятно или что хотите узнать еще?
Пишите свои вопросы в комментариях.

Чтобы получать новые заметки, как только они появляются на блоге, подписывайтесь на рассылку сайта и ленту twitter в панели подписки справа.

Уведомление о доставке подтверждает доставку сообщения электронной почты в почтовый ящик получателя, но не гарантирует, что оно было просмотрено или прочитано. Уведомление о прочтении подтверждает открытие отправленного сообщения.

В Outlook получатель сообщения может отказаться от отправки уведомлений о прочтении. Существуют и другие сценарии, в которых уведомления о прочтении не отправляются, например если почтовая программа получателя не поддерживает уведомления о прочтении. Невозможно заставить получателя отправить уведомление о прочтении.

Запрос уведомлений о прочтении и доставке всех отправленных сообщений

Отслеживание одного сообщения

Отслеживание ответов на квитанцию о приемке

Откройте исходное сообщение, отправленное с запросом о доставке или уведомлении о прочтении. Это сообщение обычно находится в папке " Отправленные ".

На вкладке сообщение в группе Показать нажмите кнопку Отслеживание .

Примечание: Отслеживание не отображается, пока не будет получено хотя бы одно поступление. После получения первого чека в почтовом ящике может пройти несколько минут, прежде чем кнопка отслеживать будет доступна.

В Microsoft Outlook имеется возможность следить за ходом доставки отправленных вами сообщений и их прочтения адресатами, получая уведомление о доставке или прочтении каждого сообщения. Затем содержание уведомления автоматически записывается на вкладку Отслеживание исходного сообщения в папке «Отправленные». Может быть задано автоматическое удаление уведомлений из Списка сообщений . Список сообщений – это правая сторона главного окна Microsoft Outlook, в котором отображается содержимое выбранной папки.

Изменение правил пометки сообщений как прочтенных

В меню Файл выберите команду Параметры , а затем – вкладку Дополнительно ;

Области чтения рядом со списком сообщений.

Скрытие заголовка сообщения

В меню Вид выделите пункт Упорядочить по , а затем выберите команду Настраиваемое .
Скрыть колонтитулы .

Скрыть колонтитулы .

Вид команду Область чтения , а потом щелкните вариант справа или снизу.

Область чтения в меню Вид и щелкните Выключено .

Области чтения

Изменение вида и функциональности области чтения

Для изменения правил пометки сообщений как прочтенных:

В меню Файл выберите команду Параметры , а затем – вкладку Дополнительно .
Нажмите кнопку «Область чтения».
Выберите необходимые параметры.

Чтобы быстро вызвать контекстное меню для панели чтения, щелкните правой кнопкой мыши на границу Области чтения рядом со списком сообщений.

Для скрытия заголовка сообщения:

В меню Вид выделите пункт Упорядочить по , а затем выберите команду Настраиваемое .
Нажмите кнопку «Другие настройки».
В поле «Область чтения» установите флажок Скрыть колонтитулы .

Чтобы отображать заголовки сообщений, снимите флажок Скрыть колонтитулы .

Для изменения положения области чтения, выберите в меню Вид команду Область чтения , а потом щелкните вариант Справа или Снизу .

Чтобы выключить область чтения и видеть большую часть списка сообщений выберите команду Область чтения в меню Вид и щелкните Выключено .

Для изменения размера области чтения, поместите указатель на левую границу Области чтения , а затем, когда курсор примет вид двунаправленной стрелки, перетащите границу вправо или влево.

По умолчанию во входящих HTML-сообщениях Outlook блокирует внешнее содержимое, такое как ссылки на картинки или звуки. Эти ссылки в исходном HTML-коде связаны с внешним адресом в Интернете. При открытии или просмотре сообщения компьютер загружает внешнее содержимое таким образом, чтобы можно было отобразить картинку или воспроизвести звук. Иногда отправители нежелательной почты используют загрузку внешнего содержимого для проверки активности адреса электронной почты и добавления этого адреса в лист рассылки. За исключением параметров, установленных в диалоговом окне Область чтения (в меню Файл выберите команду Параметры , перейдите на вкладку Дополнительно и нажмите кнопку «Область чтения»), изменения в области чтения нельзя сделать для всех папок одновременно, а необходимо выполнять для каждой папки отдельно.

Просмотр сообщений

Как говорится, ну куда же без этого. Собственно для просмотра трех первых строк сообщений в главном окне Microsoft Outlook достаточно выбрать в меню Вид команду Автопросмотр . Чтобы просматривать первые три строки только непрочитанных сообщений, в меню Вид выделите пункты Упорядочить по и Текущее представление , а затем выберите команду Изменить текущее представление . Нажмите кнопку «Другие настройки» и установите переключатель Непрочтенных элементов.

Так же в Outlook вы можете осуществлять просмотр содержимого любого элемента в области чтения. В частности, имеется возможность читать содержимое элементов, открывать вложения, переходить по гиперссылкам, использовать кнопки голосования, просматривать сведения к исполнению на информационной панели Панель сведений . Панель сведений – это область в верхней части окна сообщения, встречи, контакта или задачи. В ней содержатся сведения о том, был ли отправлен ответ на сообщение, было ли оно отправлено, сведения о состоянии подключения контакта, использующего мгновенные сообщения, и так далее.) и отвечать на приглашения, на собрания.

В меню Вид выберите команду Область чтения , а затем – параметр «Справа или снизу». Чтобы скрыть область чтения в меню Вид выберите команду Область чтения , а затем нажмите кнопку «Отключен». При чтении сообщения в области чтения для получения сведений об электронной почте для имени дважды щелкните это имя в поле «От», «Кому» или «Копия».

Чтение обычных текстовых сообщений

Если есть подозрение, что в сообщениях формата HTML могут содержаться вирусы, в Microsoft Outlook можно задать автоматическое отображение открываемых сообщений в формате обычного текста. Однако это не гарантирует полную защиту от вирусов или сценариев. Сценарии выполняются без предварительной компиляции в сообщениях электронной почты.

В меню Файл выберите команду Параметры , а затем – вкладку Настройки .
Нажмите кнопку «Параметры электронной почты» и установите флажок напротив Читать обычные письма как обычный текст . Чтобы учесть сообщения с цифровой подписью, установите флажок напротив Читать письма с цифровой подписью как обычный текст .

При чтении сообщений с цифровой подписью в обычном формате цифровая подпись не будет работать. Сообщение можно прочесть, однако проверка подписи для выяснения отправителя и подлинности сообщения будет невозможна. Если необходимо просмотреть текстовое сообщение в исходном формате, перейдите на информационную панель и выберите либо «Отобразить в виде HTML», либо «Отобразить в виде форматированного текста (RTF)».

Пометка сообщений как прочтенных или непрочтенных

Заголовки непрочтенных сообщений выделяются в папке «Входящие» полужирным шрифтом. Количество непрочтенных сообщений отображается рядом с именем папки в области переходов.

Чтобы выполнить пометку сообщений вручную:

Выберите сообщения, которые требуется изменить:
- чтобы выделить соседние элементы, щелкните на первом элементе, нажмите клавишу «Shift» и, удерживая ее, щелкните по последнему элементу;
- чтобы выделить элементы, расположенные вразброс, нажмите клавишу «Ctrl» и, удерживая ее, щелкните по нужным элементам;
- чтобы выделить все элементы, в меню Правка выберите команду Выделить все.

Выбор определенных элементов можно упростить, изменив текущее представление (Представления служат для просмотра одних и тех же данных в папке в разном порядке и в разных форматах. Для каждой папки имеются стандартные представления. Имеется также возможность создавать собственные представления.) Например, если требуется найти все сообщения с одной темой, откройте папку, содержащую эти сообщения, выберите в меню Вид команду Упорядочить по , а затем – команду Предмет . Выберите в представлении требуемые сообщения.

В меню Правка выполните одно из следующих действий:
- чтобы пометить сообщение как прочтенное, выберите команду Пометить как прочтенные ;
- чтобы пометить сообщение как непрочтенное, выберите команду Пометить как непрочтенные ;
- чтобы пометить все сообщения в папке, выберите команду Пометить все как прочтенные .

Если сообщение, на которое был отправлен ответ или которое было перенаправлено, помечается как непрочтенное, в качестве его символа по-прежнему отображается открытый конверт. Однако при сортировке, группировке и фильтрации оно рассматривается как непрочтенное.

Чтобы выполнить автоматическую пометку сообщений в области чтения:

В меню Файл выберите команду Параметры , а затем – вкладку Дополнительно .
Нажмите кнопку «Область чтения».
Установите флажок напротив Отмечать как прочтенное при просмотре в области чтения , а затем введите число в поле «Отметить как прочтенное через n секунд».

Изменение способа обработки запросов на уведомления о прочтении

В меню Файл выберите команду Параметры .
Нажмите кнопку «Параметры» отслеживания».
Выполните одно из следующих действий:
- отправка уведомлений о прочтении при их запросе – установите переключатель Всегда отправлять ответ ;
- отказ от отправки уведомлений при их запросе – установите переключатель Никогда не отправлять ответ ;
- включение уведомления о запросе уведомления о прочтении – установите переключатель Запрашивать, перед тем как отправить ответ .

Выбор действия, выполняемого после перемещения или удаления сообщения

В меню Файл выберите команду Параметры .
Нажмите кнопку «Параметры почты».
В списке После перемещения или удаления открытого элемента выберите нужное действие.
Установите или снимите флажок напротив Закрывать исходное сообщение при ответе или пересылке .

Получение уведомлений о доставке или прочтении сообщений

Чтобы настроить получение уведомлений для всех сообщений:

В меню Файл выберите команду Параметры .
Нажмите кнопку «Параметры почты».
Нажмите кнопку «Параметры отслеживания».
Установите флажок напротив Уведомление о прочтении или Уведомление о доставке .

Чтобы настроить получение уведомлений для одного сообщения:

В окне сообщения нажмите кнопку «Параметры».
В группе «Параметры» голосования и отслеживания установите флажок напротив Уведомить о доставке этого сообщения или Уведомить о прочтении этого сообщения .

28.03.2015