Как настроить правило автоматического перемещения в аутлук. Мастер правил

При работе с большим количеством электронных ящиков, или различным типом корреспонденции, очень удобно сортировать письма по разным папкам. Такую возможность предоставляет почтовая программа Microsoft Outlook. Давайте выясним, как в этом приложении создать новую директорию.

В программе Microsoft Outlook создать новую папку довольно просто. Прежде всего, переходим в раздел главного меню «Папка».

Из представившегося списка функций в ленте, выбираем пункт «Новая папка».

В открывшемся окне вписываем то имя папки, под которым мы хотим в будущем её видеть. В форме чуть ниже выбираем тип элементов, которые будут храниться в данной директории. Это может быть почта, контакты, задачи, заметки, календарь, дневник или форма InfoPath.

Далее, выбираем родительскую папку, где будет размещаться новая папка. Это может быть любая из существующих директорий. Если мы не хотим переподчинять новую папку какой-то другой, то выбираем в качестве размещения имя учетной записи.

Как видим, в программе Microsoft Outlook создана новая папка. Теперь можно перемещать сюда те письма, которые пользователь считает нужным. При желании, также можно настроить правило автоматического перемещения.

Второй способ создания директории

Существует ещё один способ создания папки в программе Microsoft Outlook. Для этого, кликаем в левой части окна по любой из существующих уже директорий, которые установлены в программе по умолчанию. Это папки: «Входящие», «Отправленные», «Черновики», «Удаленные», «RSS-каналы», «Исходящие», «Нежелательная почта», «Папка поиска». Выбор на конкретной директории останавливаем, исходя из того, для каких целей потребуется новая папка.

Итак, после клика по выбранной папке, появляется контекстное меню, в котором нужно перейти в пункт «Новая папка…».

Создание папки поиска

Несколько отличается алгоритм создания папки поиска. В разделе программы Microsoft Outlook «Папка», о котором мы говорили ранее, на ленте доступных функций кликаем по пункту «Создать папку поиска».

В открывшемся окне, производим настройку папки поиска. Выбираем наименование типа почты, по которому будет производиться поиск: «Непрочитанные письма», «Письма, помеченные к исполнению», «Важные письма», «Письма от указанного адресата», и т.д. В форме внизу окна, указываем аккаунт, для которого будет производиться поиск, в случае, если их несколько. Затем, жмем на кнопку «OK».

После этого, в директории «Папки поиска» появляется новая папка с тем наименованием, тип которого был выбран пользователем.

Как видим, в программе Microsoft Outlook существует два типа директорий: обычные и папки для поиска. Создание каждой из них имеет собственный алгоритм. Папки можно создавать, как через главное меню, так и через древо каталогов в левой части интерфейса программы.

Бывает, что к Вам на почту MS Outlook приходят постоянно письма от определённого адресата и чтобы иметь быстрый доступ к ним их желательно бы переместить в отдельную папку и при этом, чтобы все последующие письма от данного адресата перемещались туда автоматически. Вот тут к нам на помощь приходит функция «Правила и оповещения».

Для начала создадим папку, куда будут перемещаться письма от определённого адресата. Для этого кликаем правой кнопкой мышки по папке «Входящие» и в открывшемся меню выбираем «Создать папку».

Задаём имя созданной папки и жмём «ОК».

Вот у нас появилась созданная нами папка

Но сами письма туда перемещаться не будут, для этого необходимо настроить правило. Для того чтобы создать правило кликаем правой кнопкой мыши по любому письму от адресата для писем от которого хотим создать правило и в открывшемся меню выбираем «Создать правило».

В открывшемся окне, ставим галочки, как показано на рисунке ниже

В следующем открывшемся окне необходимо выбрать созданную нами папку. То есть, мы выбираем папку в которую будут перемещаться письма от определённого адресата. Жмём «ОК».

Следующее сообщение спрашивает о том выполнить ли наше новое правило для всех писем текущей папки, то есть, переместить ли уже полученные письма от определённого адресата в созданную нами папку. Ставим галочку как на рисунке ниже и жмём «ОК»

Ну, вот и всё. Правило создано. Уже полученные письма от определённого адресата отсортированы в созданную нами папку и все последующие письма от этого адресата будут также автоматически перемещаться в эту папку.

Правила позволяют перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты автоматически. Можно также использовать правила для воспроизведения звуков, перемещать сообщения в папках или отображать оповещения о новых сообщениях.

Самое простое и наиболее распространенное правило, которое вы можете создать, позволяет перемещать элементы от определенного отправителя или с определенными словами в строке темы в другую папку. Это правило можно создать непосредственно из сообщения, которые вы уже получили.

Создать правило с помощью Мастера правил

Существует три типа правил, которые можно реализовать с помощью Мастера правил.

Будьте организованны : Перечисленные ниже правила помогут фильтровать, хранить и работать с сообщениями.

Информированность : Эти правила уведомляют при получении сообщения, которое соответствует определенному набору условий.

Настраиваемые правила : Это правила, создаваемые без шаблона.

Правила настраиваются практически неограниченно. Существует ряд параметров, которые можно задать для каждого типа создаваемых правил. Чтобы узнать, как создать правила с помощью Мастера правил, выполните следующие действия.

Выберите Файл > Управление правилами & оповещениями для открытия диалогового окна Правила и оповещения .

На вкладке Правила электронной почты нажмите Новое правило .

Выберите один из шаблонов из Шага 1 . Чтобы начать с пустого правила, выберите Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям .

В , нажмите на любой подчеркнутый параметр, чтобы установить его. Например, при выборе Пометка сообщений от определенного пользователя для дальнейших действий на шаге 1, выберите людей или общедоступную группу , чтобы выбрать, сообщения каких отправителей нужно пометить, а затем нажмите для принятия дальнейших действий , чтобы выбрать пометку и дату дальнейших действий.

На второй странице Мастера правил можно добавить дополнительные условия для правила. Например, можно выбрать сообщения от определенного пользователя, содержащие определенные слова в теме или тексте сообщения.

В , любое из условий, установленных на предыдущем экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных условий, установив флажки.

В Шаге 2: Измените окно описания правила Далее .

На третьей странице Мастера правил можно выбрать дополнительные действия, применяемые к сообщению. Например, можно пометить сообщения для дальнейших действий, а также сообщения высокой важности.

В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из действий, настроенных на первом экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных действий, установив флажки.

В Шаге 2: Измените окно описания правила , нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее .

На четвертой странице Мастера правил можно добавить любые исключения для правила. Например, можно проверить, за исключением помеченных как важные, чтобы убедиться, что все сообщения, относящиеся к особо важным, не помечены к дальнейшим действиям.

В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , выберите несколько дополнительных условий, установив флажки.

В Шаге 2: Измените окно описания правила , нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее .

На последней странице Мастера правил введите имя для правила.

Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок на Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие".

По умолчанию установлен флажок Включить правило . Можно снять этот флажок, если вы не хотите, чтобы правило было включено в данный момент.

Удаление правила

Если правило больше не нужно, его можно удалить.

Выполнение правил вручную

Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.

На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями , а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила .

В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.

Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор , выберите папку и нажмите кнопку ОК .

Установите флажок Включить вложенные папки , чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.

В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.

Нажмите Выполнить .

Правила сервера и правила клиента

В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.

Применение правил к другим элементам Outlook

Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы

Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:

Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь , новая встреча не создается.

Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные , ответ не будет отслежен исходным элементом.

Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные , собрание не добавляется в папку Календарь .

Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

Группы контактов

Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.

Перемещение в папку сообщений, отправленных в общедоступную группу.
Это правило доступно только при использовании учетной записи Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку "Группа контактов". Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.

Используйте правила папки "Входящие" для автоматического выполнения определенных действий с сообщениями, которые в нее поступают.

Сведения о том, как использовать архивацию, очистку и другие средства, см. в статье Упорядочение папки "Входящие" с помощью архивации, очистки и других инструментов в Outlook.com .

Создание правила для папки "Входящие"

Правила применяются к входящим сообщениям и могут создаваться в любой папке.

Чтобы быстро создать правило, перемещающее все сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку, в списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши письмо, для которого вы хотите создать правило, и выберите команду Создать правило .

Выберите папку, в которую должны перемещаться все сообщения от этого отправителя или набора отправителей, и нажмите кнопку ОК .

Нажмите кнопку ОК .

Если вы хотите, чтобы помимо перемещения сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку выполнялись какие-либо другие действия, выберите Дополнительные параметры .

У каждого правила должно быть как минимум три элемента: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения для условий. На каждом этапе можно добавить несколько условий, действий или исключений с помощью кнопок Добавить условие , Добавить действие и Добавить исключение .

Если вы не хотите, чтобы после этого правила обрабатывались другие, установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил . Дополнительные сведения можно найти в разделе остановка обработки дополнительных правил в Outlook.com .

Изменение правила для папки "Входящие"

Примечание: Некоторые правила, созданные в других версиях Outlook, не обрабатываются в Outlook.com. Такое правило невозможно выполнить или изменить в Outlook.com.

Удаление правила для папки "Входящие"

Также полезно знать...

Возможно вы создали правило для переадресации или перенаправления сообщений, которые вы получаете на другой адрес электронной почты. В таком случае важно знать, чем отличаются переадресация и перенаправление.

Переадресация заключается в отправлении письма, полученного вами, другому получателю. Если получатель ответит, его ответ придет на адрес, с которого было переслано вышеупомянутое сообщение.

Перенаправленное сообщение сохраняет исходного отправителя в строке "От". Когда получатель, которому было перенаправлено сообщение, отвечает, его ответ придет изначальному отправителю.

Есть дополнительные вопросы?

Использование правил для сообщений Outlook позволяет экономить время, которое вы могли бы потратить на рутинные процессы и значительно повышает производительность вашей работы. Достаточно настроить правила единожды и в дальнейшем заданные условия будут применяться автоматически. Наиболее популярное правило, которое, наверное, используют все пользователи Outlook - сортировка писем по папкам. В моем ящике без этой сортировки творился бы полнейший хаос. А какие еще правила можно настроить в Outlook?

Правила в Outlook подразделяются на две категории: правила организованности и правила информированности. Кроме того, можно создать пустое правило, чтобы настроить его по своему усмотрению.

• Организованность . Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от определенного отправителя, например от Егора Трибалова, чтобы его сообщения со словом "отчет" в строке Тема были помечены для исполнения, им была присвоена категория "Отчеты" и они были перемещены в папку с именем "Отчеты Егора".
• Информированность . Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, чтобы на мобильный телефон пользователя автоматически отправлялось сообщение при получении сообщения от его руководителя.
• Начать с пустого правила . Эти правила создаются пользователем без помощи шаблона правил, что позволяет разрабатывать полностью настраиваемые правила.

Создание встроенных шаблонов правил для стандартных сценариев

На вкладке Файл выберите пункт Управление правилами и оповещениями .

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Новое .

В группе Шаг 1 выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность .

В группе Шаг 2 щелкните подчеркнутые значение. При выборе ссылки адресаты или общедоступная группа , будет открыта адресная книга.

В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы правило применялось.

В группе Шаг 1 выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

В группе Шаг 1 выберите исключения из правила, а затем нажмите кнопку Далее .

В окне Шаг 1 введите имя правила.

В группе Шаг 2 установите флажки для нужных параметров.

Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие , установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие" .

Создание правил из сообщения

Кроме того, можно быстро создать правило на основе уже полученных сообщений. Наиболее логичное применение этого правила - перемещение сообщений от заданного отправителя/группы отправителей в одну папку.

Щелкните сообщение, для которого нужно создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила .

Предлагаемые правила отображаются в зависимости от отправителя и получателей сообщения.

Сделайте одно из следующего:

• Щелкните одно из предлагаемых правил, выберите папку назначения и нажмите кнопку ОК .
• Чтобы просмотреть другие параметры правил на основе отправителя, получателей или темы сообщения, выберите команду Создать правило .

Откроется диалоговое окно Создание правила .

• В поле При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите флажки для нужных условий.
• В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.
• Установите флажок Переместить элемент в папку .

Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать , чтобы создать папку для хранения указанных сообщений.

Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительно и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.